Типы документов
Реклама
Партнеры
<Письмо> Главархива МО от 28.10.2013 N 01-26/1867 "О планировании работы муниципальными архивами Московской области на 2014 год и их отчетности за 2013 год"
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПИСЬМО
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
О ПЛАНИРОВАНИИ РАБОТЫ МУНИЦИПАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ МОСКОВСКОЙ
ОБЛАСТИ НА 2014 ГОД И ИХ ОТЧЕТНОСТИ ЗА 2013 ГОД
Постановлением Правительства Московской области была принята государственная программа Московской области "Культура Подмосковья" на 2014-2018 годы, определяющая основные направления развития архивного дела в Московской области на ближайшие пять лет.
Размер субвенции, предоставляемой бюджетам муниципальных районов и городских округов Московской области на обеспечение переданных муниципальным районам и городским округам Московской области государственных полномочий по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах, определен в части 2 "Создание условий для реализации полномочий Главного архивного управления Московской области" перечня мероприятий X подпрограммы "Обеспечивающая подпрограмма" государственной программы Московской области "Культура Подмосковья" на 2014-2018 годы.
Планирование работы муниципальных архивов на 2014 год необходимо произвести с учетом рекомендаций Главного архивного управления Московской области, а также замечаний и предложений, отмеченных в актах проверок, проведенных Главным архивным управлением Московской области, и предписаниях об устранении нарушений законодательства в сфере архивного дела, выявленных при осуществлении государственного контроля.
В планируемый период основное внимание следует уделить:
использованию финансовых средств, переданных в виде субвенций органам местного самоуправления Московской области, строго по целевому назначению и в соответствии с Порядком расходования субвенций бюджетам муниципальных районов и городских округов Московской области на обеспечение переданных муниципальным районам и городским округам Московской области государственных полномочий по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах, на 2014 год;
продолжению работ по повышению пожарной безопасности архивов, их технической укрепленности, обеспечению охранного режима;
увеличению доли архивных фондов муниципальных архивов в Московской области, внесенных в общеотраслевую базу данных "Архивный фонд", и доведению ее до 100 процентов;
увеличению доли запросов, поступивших в электронном виде, до 7,5 процента от общего количества поступивших запросов;
повышению качества оказания муниципальных услуг в сфере архивного дела, включая работу по исполнению запросов (информационному обеспечению) граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, организаций и учреждений, предоставленных в электронном виде, на основе документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов;
реализации Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
организации взаимодействия муниципальных архивов с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг на основе соглашений о взаимодействии в части предоставления услуги в сфере архивного дела "Прием запросов и выдача архивных справок, информационных писем, архивных выписок и архивных копий документов по вопросам, затрагивающим права и законные интересы заявителей";
реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации в плане полной оцифровки описей архивных дел и архивных документов, проведению ретроконверсии архивных документов.
Главное архивное управление Московской области, основываясь на прогнозе социально-экономического развития Московской области на 2014-2016 годы, рекомендует предусмотреть в разделах плана:
организация работы муниципального архива:
разработку или уточнение положения о муниципальном архиве (структурном подразделении администрации) и должностных инструкций сотрудников архива с четким распределением обязанностей и с учетом взаимозаменяемости сотрудников;
приведение административных регламентов оказания муниципальных услуг в сфере архивного дела в соответствие с решением Комиссии по проведению административной реформы в Московской области (протокол № 17 от 28.03.2013) и согласование проектов административных регламентов с Главным архивным управлением Московской области;
устранение недостатков, выявленных в ходе проверок, проведенных Главным архивным управлением Московской области в 2013 году (Дмитровский, Зарайский, Каширский, Коломенский, Красногорский, Лотошинский, Мытищинский, Одинцовский, Пушкинский, Шатурский, Щелковский муниципальные районы, городские округа Долгопрудный, Дубна, Красноармейск, Лобня, Лосино-Петровский, Рошаль, Серпухов, Химки) и в 2012 году в части устранения нарушений, выполнение которых запланировано на 2013 год (Луховицкий, Наро-Фоминский, Серпуховский, Солнечногорский, Талдомский муниципальные районы);
участие:
в работе расширенного заседания коллегии Главного архивного управления Московской области "Об итогах работы архивных учреждений Московской области в 2013 году и основных направлениях развития на 2014 год";
в мероприятиях, приуроченных к празднованию 90-летия Главного архивного управления Московской области (январь 2014 года);
в прохождении повышения квалификации руководителей и сотрудников муниципальных архивов в Московском областном учебном центре "Нахабино" по теме "Современная организация архивного дела";
внедрение в практику работы архивов:
1. Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2011 № 558.
2. Методических рекомендаций "Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов", подготовленных ВНИИДАД и согласованных ЦЭПК при Росархиве 30 октября 2012 г. (http://archives.ru/documents/rekomend_organization-istochniki-komplektovaniya.shtml).
3. Методических рекомендаций по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом, подготовленных ВНИИДАД, М., 2012 г. (http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents.shtml).
4. Административных регламентов предоставления муниципальной услуги в области архивного дела "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших в муниципальный архив", разработанных в соответствии с решением Комиссии по проведению административной реформы в Московской области (протокол № 17 от 28.03.2013);
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:
принятие мер по выделению дополнительных площадей архивам, загруженность архивохранилищ которых составляет 90% и более, особое внимание на увеличение площадей обратить архивам Дмитровского, Каширского, Пушкинского, Рузского, Ступинского, Чеховского муниципальных районов и городских округов Котельники, Лобня, Лосино-Петровский;
рассмотрение вопроса о выделении новых помещений Зарайскому, Можайскому, Мытищинскому, Химкинскому муниципальным архивам;
в соответствии со ст. 17 Закона Московской области "Об архивном деле в Московской области" предусмотреть материальные затраты для:
оборудования охранной сигнализацией архивохранилищ Зарайского, Протвинского, Химкинского (вывод на пульт) муниципальных архивов;
оборудования пожарной сигнализацией архивохранилищ муниципальных архивов городских округов Звенигород, Лосино-Петровский, Химки (вывод на пульт);
оснащения архивохранилищ современными средствами пожаротушения, включая систему автоматического пожаротушения (Лотошинский, Шатурский муниципальные районы, городские округа Дзержинский, Звенигород, Ивантеевка, Красноармейск, Королев, Лосино-Петровский, Химки);
оснащения компьютерной и копировально-множительной техникой, в том числе сканерами;
подключения к сети "Интернет";
оснащения архивными коробами;
замены деревянных (Луховицкий муниципальный район) и комбинированных (городской округ Электросталь, Солнечногорский муниципальный район) стеллажей на металлические;
соблюдение нормативных требований по организации хранения и учета документов;
создание фонда пользования описей дел и архивных документов в электронном виде, в том числе:
перевод описей дел в электронный вид и доведение доли описей дел муниципальных архивов Московской области, на которые создан фонд пользования в электронном виде, до 100 процентов;
сканирование архивных документов;
реализацию нормативных требований по выдаче документов различным категориям пользователей;
упорядочение управленческих документов и документов по личному составу, поступивших в муниципальные архивы в неупорядоченном состоянии (Дзержинский, Егорьевский, Климовский, Красноармейский, Лосино-Петровский, Ногинский, Орехово-Зуевский районный, Раменский, Солнечногорский, Шатурский муниципальные архивы);
проведение плановой цикличной проверки наличия и состояния архивных дел. При организации работы по проверке наличия и состояния архивных документов опечатывать коробки с редко используемыми документами, исключая их из цикла проверки наличия. Обо всех случаях необнаружения дел, документов (предположительно по причине хищения) незамедлительно информировать Главное архивное управление Московской области;
проведение работ по картонированию архивных документов и доведению доли закартонированных документов до 100 процентов;
продолжение работ по выявлению уникальных документов, хранящихся в муниципальных архивах, в рамках формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Московской области, организацию их обособленного хранения;
продолжение работ по выявлению особо ценных документов в муниципальных архивах Московской области;
продолжение работ по созданию страхового фонда архивных документов, находящихся на хранении в муниципальных архивах Московской области, предусмотрев в первую очередь создание страхового фонда на особо ценные документы и документы исполнительных органов местного самоуправления со слабоконтрастным и угасающим текстом;
проведение в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации паспортизации муниципального архива;
обеспечение своевременного внесения информации в базу данных "Архивный фонд" и доведение доли архивных фондов муниципальных архивов Московской области, внесенных в общеотраслевую базу данных "Архивный фонд", до 100 процентов;
в сфере организации работы по обеспечению хранения и формирования книг регистрации захоронений:
оказание методической и практической помощи уполномоченному органу местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела по упорядочению книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) и передаче их на постоянное хранение в муниципальный архив;
оказание методической помощи уполномоченному органу местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела по упорядочению книг регистрации надмогильных сооружений (надгробий);
прием на хранение книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом), сроки временного хранения которых в уполномоченном органе местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела истекли;
в сфере комплектования:
включение в планы комплектования архивов с учетом проведенной работы в 2013 году в первую очередь тех организаций, которые хранят документы сверх установленного срока;
обеспечение сохранности документов ликвидированных, реорганизованных учреждений, организаций и предприятий, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций, прием документов ликвидированных организаций на хранение с учетом современных научно-методических разработок;
работу по комплектованию архивов документами постоянного хранения организаций - источников комплектования;
работу по приему на хранение в архив электронных документов органов местного самоуправления муниципальных образований одновременно с приемом на хранение документов на бумажной основе;
работу по уточнению списка организаций - источников комплектования муниципальных архивов в связи с выявлением вновь образованных, ликвидированных, реорганизованных, переименованных учреждений, организаций и предприятий;
оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций - источников комплектования муниципальных архивов;
работу с держателями личных фондов, в том числе участниками Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и членами их семей, Почетными гражданами муниципальных образований Московской области;
работу по комплектованию муниципальных архивов фотодокументами, в том числе на электронных носителях;
представление на ЭПК Главного архивного управления Московской области описей дел постоянного хранения и по личному составу на бумажном и электронном носителях;
в сфере использования документов:
информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами истории Отечества и Московской области, в том числе реализуемых в соответствии с Календарем знаменательных и юбилейных дат Московской области на 2014 год;
информационное обеспечение мероприятий, связанных с празднованием 90-летия Главного архивного управления Московской области (январь 2014 года), 100-летия начала Первой мировой войны (2014 год), 85-летия Московской области (октябрь 2014 года), 70-летия Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. (2015 год);
обеспечение подготовки и размещения в сети "Интернет" на сайтах администраций муниципальных образований или официальном сайте Главного архивного управления Московской области виртуальных историко-документальных выставок, в том числе в рамках реализации интернет-проектов "Офицеры Первой мировой - генералы Великой Отечественной", "Архивы - школе", "Российская государственность";
размещение в сети "Интернет" на официальных сайтах администраций муниципальных образований административных регламентов предоставления муниципальных услуг в области архивного дела, списков фондов муниципальных архивов, образцов типовых форм запросов о предоставлении архивной информации, электронных образов описей дел и архивных документов;
регистрация поступающих запросов в электронном виде;
своевременное исполнение запросов;
прием в электронном виде заявок (запросов) по предоставлению архивных документов (архивных справок, выписок и копий) и доведение доли запросов, поступивших в электронном виде в муниципальные архивы Московской области, до 7,5 процента от общего числа поступивших на рассмотрение запросов;
взаимодействие муниципальных архивов с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг на основе соглашений о взаимодействии в части предоставления услуги в сфере архивного дела "Прием запросов и выдача архивных справок, информационных писем, архивных выписок и архивных копий документов по вопросам, затрагивающим права и законные интересы заявителей" (постановление Правительства Московской области от 27.09.2013 № 777/42);
организация работы по информационному взаимодействию с Государственным учреждением - Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по городу Москве и Московской области на основе обмена информацией социально-правового характера, необходимой для реализации гражданами своих пенсионных прав, в электронной форме с использованием СКЗИ программного комплекса VIPNET с функциями шифрования и ЭЦП;
регулярное обновление сведений об имеющихся на хранении в муниципальных архивах фондах, представленных в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации по городу Москве и Московской области, в соответствии с письмом Главного архивного управления Московской области от 02.06.2011 № 01-24/777.
В отчетах за 2013 год необходимо отразить:
- нормативные правовые акты, принятые органами местного самоуправления по вопросам архивного дела и делопроизводства;
- изменения статуса муниципального архива (изменения в названии, подчиненности, организационно-правовой форме);
- изменения штатной численности архива с указанием количества сотрудников, осуществляющих государственные полномочия, и отдельно - полномочия муниципального образования, количество вакантных должностей;
- прохождение повышения квалификации сотрудников муниципальных архивов в образовательных учреждениях и на курсах повышения квалификации (кроме занятий, проводимых в Главном архивном управлении Московской области);
- мероприятия в сфере материально-технического оснащения архивов, повышения их пожарной безопасности, проведения капитальных и текущих ремонтных работ, размеров материальных затрат на их проведение, в том числе осуществленных за счет субвенций;
- мероприятия по созданию страхового фонда архивных документов, указав помимо названия фондов и количества ед. хр., количество созданных кадров негативов, позитивов и контратипов;
- обеспечение сохранности документов ликвидированных, реорганизованных учреждений, организаций, предприятий, в том числе банкротов;
- работу по приему на хранение документов, хранящихся в организациях сверх установленного срока;
- мероприятия, осуществленные по упорядочению книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) и книг регистрации надмогильных сооружений (надгробий);
- проведение работ по выявлению уникальных документов;
- работу по оцифровке описей (не только сканирование, но и внесение информации в поля БД), указав количество внесенных в ПК "Архивный фонд" заголовков фондов, описей, единиц хранения, документов и их процент от общего числа имеющихся в архиве фондов, описей, единиц хранения;
- результаты использования ПК "Архивный фонд" в практике муниципальных архивов Московской области для решения конкретных вопросов повседневной деятельности;
- в тексте отчета о заполнении БД "Архивный фонд" следует указать общий объем информационного массива данных в Мб;
- работу по сканированию архивных документов, указав помимо объемов (нарастающим итогом и за год) видовой состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (tiff; jpg и т.п.), объемы (абсолютные цифры (количество дел) и Мб) уже имеющейся цифровой информации; используемые носители для хранения информации (отдельной справкой);
- информацию о размещении электронных образов описей дел архивных документов на официальных сайтах органов местного самоуправления Московской области в сети "Интернет" (с указанием ссылок на раздел сайта);
- степень внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность муниципальных архивов (количество персональных компьютеров и серверов, в том числе объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, используемое программное обеспечение, в том числе номер версии ПК "Архивный фонд"), а также наличие IT-специалистов; наименование привлекаемых к работе по оцифровке сторонних организаций;
- информацию об используемом муниципальными архивами программном обеспечении;
- информацию о сетевой и телекоммуникационной инфраструктуре:
Наличие ЛВС с указанием кол-ва рабочих мест
Адрес электронной почты муниципального архива
Адрес Web-сайта или Web-страницы на стороннем сайте
Дополнительная информация о ЛВС и работе с сетью "Интернет"
- информацию о наличии компьютерной техники:
Количество компьютеров класса ниже Pentium 4
Количество компьютеров класса Pentium 4 и выше (и аналогичных)
Итого
В том числе компьютеров, приобретенных в 2013 г., в том числе за счет субвенций из бюджета Московской области
- степень готовности к приему электронных документов на постоянное хранение и оказание муниципальных услуг в электронном виде, наличие подключения к системе СМЭВ;
- об устранении недостатков, вскрытых в ходе контрольных мероприятий, проведенных Главным архивным управлением Московской области (отдельной справкой).
Вместе с текстом годового плана необходимо представить:
- показатели основных направлений и результатов деятельности на 2014 г. (приложение № 1);
- анкету "Уровень внедрения ИКТ в деятельности муниципальных архивов" (приложение № 2);
- копии массивов данных, накопленных в формате третьей/четвертой версии БД "Архивный фонд", на электронных носителях (дискета, CD- или DVD-диск, флеш-накопитель с БД "Архивный фонд") - информация предоставляется в отдел организационно-правовой работы Главного архивного управления Московской области;
- отчеты по выполнению планов мероприятий по устранению нарушений законодательства в сфере архивного дела, выявленных при осуществлении государственного контроля Главным архивным управлением Московской области в 2013 году (Дмитровский, Зарайский, Каширский, Коломенский, Красногорский, Лотошинский, Мытищинский, Одинцовский, Пушкинский, Шатурский, Щелковский муниципальные районы, городские округа Долгопрудный, Дубна, Красноармейск, Лобня, Лосино-Петровский, Рошаль, Серпухов, Химки) и в 2012 году в части устранения нарушений, выполнение которых запланировано на 2013 год (Луховицкий, Наро-Фоминский, Серпуховский, Солнечногорский, Талдомский муниципальные районы).
Вместе с текстом годового отчета представляются следующие приложения:
1. Показатели основных направлений и результатов деятельности за 2013 г.
2. Отчет об израсходовании средств на осуществление государственных полномочий по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах Московской области по состоянию на 1 января 2014 г. (приложение № 3) - не позднее 15 января 2014 года.
3. Паспорт муниципального архива на 01.01.2013 с пояснительной запиской к нему.
4. Сведения об объемах дел, хранящихся в муниципальном архиве, по формам собственности, утвержденные куратором муниципального архива от администрации муниципального образования (приложение № 4).
5. Фондовые карточки на фонды, вновь поступившие в архив (особое внимание обратить на представление карточек фондов, в которых произошли изменения в названии).
6. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
7. Продолжение списка фондов с итоговой записью на 01.01.2014.
8. Сведения о наличии дел, хранящихся в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов на 1 января года, следующего за отчетным, составленные по установленной Главным архивным управлением Московской области форме (сведения представляются в 2 экземплярах: в отдел формирования Архивного фонда Московской области Главного архивного управления Московской области - один экземпляр; в отдел координации и контроля деятельности архивных учреждений Главного архивного управления Московской области - второй экземпляр для внесения сведений в Реестр архивных фондов Московской области, содержащий сведения об архивных фондах и документах, находящихся в собственности Московской области) (на бумажном носителе и в электронном виде).
9. Сведения о работе по оцифровке описей и архивных документов, указав помимо объемов (нарастающим итогом и за год) состав документов, используемое оборудование, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (tiff; jpg и т.п.), объемы (абсолютные цифры (количество дел) и Мб) уже имеющейся цифровой информации; используемые носители для хранения информации; наименование привлекаемых к работе по оцифровке сторонних организаций (отдельной справкой).
10. Информация о созданной информационно-поисковой системе к документам Архивного фонда Московской области, включающей описание документов на уровне архивного дела (приложение № 5).
11. Информация о ведении тематических БД в форме таблицы:
№ п/п
Название тематической БД
Общий объем
Краткая аннотация содержания БД
Количество записей
Мб
12. График утверждения описей дел на ЭПК Главного архивного управления Московской области и комплектования архива в 2014 году.
13. Данные о штатной численности муниципальных архивов (приложение № 6) - до 13 декабря 2013 года.
16. Анкета о материально-техническом состоянии муниципального архива (приложение № 7).
17. Отчет о выполнении мероприятия 5.3 "Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах Московской области" долгосрочной целевой программы Московской области "Развитие архивного дела в Московской области на 2013-2015 годы", утвержденной постановлением Правительства Московской области от 26.06.2012 № 869/22, по форме № 4, установленной постановлением Правительства Московской области от 04.05.2008 № 327/15 "Об утверждении Порядка принятия решений о разработке долгосрочных целевых программ Московской области, их формирования и реализации" (приложение № 12).
Планово-отчетная документация утверждается должностным лицом администрации, курирующим архив, согласовывается с заведующими структурными подразделениями Главного управления, курирующими соответствующие направления деятельности архивных учреждений Московской области, и представляется как на бумажном носителе, так и в электронной форме в следующие сроки:
- годовые планы работ - до 25 ноября 2013 г.;
- годовые отчеты о работе с приложениями - до 23 декабря 2013 г.;
- отчеты за 1-е полугодие 2014 г. - до 1 июля 2014 г.
Кроме того, в 2014 году ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, в Главное архивное управление Московской области представляются следующие отчеты:
- информация о количестве архивных фондов муниципальных архивов Московской области, внесенных в общеотраслевую базу данных "Архивный фонд" (приложение № 8);
- информация о создании фонда пользования описей дел и архивных документов в электронном виде, в том числе о: переводе описей дел в электронный вид; сканировании архивных документов (приложение № 9);
- информация о количестве запросов, поступивших в электронном виде (приложение № 10);
- информация о принятых на хранение архивных документах (приложение № 11);
- не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом отчет об израсходовании средств на осуществление государственных полномочий по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах Московской области (приложение № 3).
Начальник Главного управления
П.М. Петров
Приложение № 1
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
Кому представляется Главное архивное управление СТАТИСТИЧЕСКАЯ ФОРМА № 1
Московской области, (годовая)
Москва, Азовская, 17
ПОКАЗАТЕЛИ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ И РЕЗУЛЬТАТОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
На/за __________ год
Наименование муниципального архива -
Представляют
Сроки представления плана
Сроки представления отчета
Муниципальные архивы
25 ноября текущего года
23 декабря текущего года
1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Московской области
№ п/п
Вид работы
Ед. измерения
На бумажной основе
1
2
3
4
1.1.
Физико-химическая и техническая обработка
ед. хр.
1.2.
ед. хр., требующих подшивки, переплета
ед. хр.
1.3.
ед. хр., требующих физико-химической обработки
ед. хр.
1.4.
Проверка наличия дел
ед. хр.
1.5.
Картонирование дел
ед. хр.
1.6.
Процент закартонированных ед. хр.
%
1.7.
Создание страхового фонда
ед. хр./кадров
2. Формирование Архивного фонда Московской области
№ п/п
Виды работ
Единица измерения
управленческая документация
По личному составу
Личного происхождения
1
2
3
4
5
6
2.1.
Прием документов
ед. хр.
2.2.
Кол-во дел, хранящихся сверх установленного срока в организациях
ед. хр.
X
X
2.3.
Включение документов в состав Архивного фонда МО (утверждение)
ед. хр.
2.4.
Процент дел, внесенных в описи, хранящихся в организациях
%
X
№ п/п
Вид работы
Единица измерения
Количество
1
2
3
4
2.5.
Проведение совещаний по архивному делу и делопроизводству
совещание
--------------------
присутствующих
-------------
2.6.
Участие в проверках архивов организаций - источников комплектования
комплексная
----------------
комплексная
-------------
3. Создание учетных БД и автоматизированного НСА
№ Виды работ Единица измерения Включено Всего включено
п/п в течение на 01.01.20__ г.
года
1 2 3 4 5
3.1. Ведение АСГУ фонд
документов Архивного
----------------
фонда МО (программа фонд
"Архивный фонд")
3.2. Ведение ед. хр.
автоматизированного---------------------------
НСА запись
3.3. Создание БД на БД
документы архива---------------------------
записей
3.4. Каталогизация ед. хр.
---------------------------
карточек
3.5. Переработано описей дел ед. хр.
3.6. Усовершенствовано ед. хр.
описей
3.7. Процент описей дел, %
имеющих сводную
итоговую запись
3.8. Ведение государственного документ
реестра уникальных
документов
3.9. Согласовано номенклатур Номенклатура/позиция ---------------------
дел номенклатуры дел
4. Предоставление информационных услуг и использование документов
Проведение информационных мероприятий
Исполнение социально-правовых запросов
Исполнение тематических запросов
Посещение читального зала
Пользователи архивной информацией
Выдача документов пользователям
Дано консультаций
1
2
3
4
5
6
7
Примечания
Количество посетителей выставок
с положительным результатом
Работающих в читальном зале
5. Материально-техническая база муниципального архива (всего ______ кв. м)
Выделено помещений в отчетном году
Установлена (отремонтирована) охранная сигнализация в отчетном году (кв. м)
Проведен ремонт (кв. м)
Прирост стеллажных полок в году (п. м)
Приобретено компьютеров в отчетном году (единиц)
1
2
3
4
5
Введено в эксплуатацию (кв. м)
Пожарная сигнализация (кв. м)
Процент загруженности архивохранилищ
Всего компьютеров
Руководитель муниципального архива
___________________ "____" _____________ 20__ г.
Пояснительная записка
Планирование на год муниципальными архивами осуществляется только по показателям:
строки 1.1; 1.4; 1.5; 1.7; 2.1; 2.3; 2.5; 2.6; 3.1; 3.3; 3.4; 3.5; 3.6, 3.9; 4 графы 1.
П. 1.1. Указываются суммарные отчетные объемы работ по переплету и подшивке дел, ремонту документов на бумажной основе, дезинфекции, дезинсекции, выполненных как в лабораториях, так и непосредственно в архиве, а также по консервационно-профилактической обработке. Необходимые пояснения даются в тексте отчета.
П. 1.2. Указывается количество дел, требующих подшивки (по результатам проведенной проверки наличия и состояния дел).
П. 1.3. Указывается количество дел, требующих физико-химической обработки (при наличии в архиве плесени, насекомых).
П. 1.4. Указывается количество дел, проверенных за отчетный период в ходе проверки наличия и состояния архивных дел.
П. 1.5. Указывается количество закартонированных дел за отчетный период.
П. 1.6. Указывается процентное соотношение закартонированных ед. хр. к общему объему находящихся на хранении в архиве дел.
П. 1.7. Указывается количество дел, на которые создан страховой фонд, и количество созданных кадров страхового фонда.
П. 2.1. Графа 4 - указывается количество дел управленческой документации, принятых на постоянное хранение в архив в течение года.
Графа 5 - указывается количество дел по личному составу, принятых на хранение в архив в течение года.
Графа 6 - указывается количество дел личного происхождения, принятых на хранение в архив в течение года.
П. 2.2. Графа 4 - указывается количество дел, хранящихся сверх установленного срока в организациях списка источников комплектования.
П. 2.3. Графа 4 - указывается количество дел управленческой документации, внесенных в утвержденные на ЭПК Главного архивного управления Московской области описи.
Графа 5 - указывается количество дел по личному составу, внесенных на согласование ЭПК Главного архивного управления Московской области описи.
Графа 6 - указывается количество дел личного происхождения, внесенных в утвержденные на ЭПК Главного архивного управления Московской области описи.
П. 2.4. Графа 4 - указывается процент дел управленческой документации внесенных в описи, хранящихся в организациях списка источников комплектования.
Графа 5 - указывается процент дел по личному составу, внесенных в описи, хранящихся в организациях списка источников комплектования.
П. 2.5. Указывается в числителе число проведенных за отчетный период совещаний по архивному делу и делопроизводству, в знаменателе - суммарное количество присутствующих на совещаниях людей.
П. 2.6. Указывается в числителе количество комплексных проверок архивов организаций - источников комплектования, в которых приняли участие работники муниципального архива за отчетный период, в знаменателе - количество тематических проверок.
П. 3.1. Графа 4 - указывается общее число фондов, сведения о которых внесены в течение года в базу данных "Архивный фонд".
Графа 5 - указывается дробью: в числителе - общее количество фондов, внесенных в базу данных "Архивный фонд", по состоянию на 31 декабря отчетного года, в знаменателе - количество фондов, числящихся в архиве по паспортным данным.
П. 3.2. Графа 4 - указывается количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами внесены в базы данных в течение года (при переводе описей дел в электронный вид).
Графа 5 - указывается общее количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами внесены в тематические БД, по состоянию на 31 декабря отчетного года.
П. 3.3. Графа 4 - указываются тематические базы данных, созданные в архиве в течение года: в числителе - сколько создано в архиве БД, в знаменателе - количество внесенных записей.
Графа 5 - указываются в числителе суммарное число созданных в архиве БД, в знаменателе - общее количество внесенных в базы данных записей.
П. 3.4. Графа 4 - указывается в числителе количество закаталогизированных в течение года дел, в знаменателе - количество составленных карточек.
Графа 5 - указывается общее количество закаталогизированных в архиве дел: в числителе - сколько дел закаталогизировано, в знаменателе - составлено карточек.
П. 3.5. Указывается общее количество дел, включенных в переработанные в течение года описи.
Переработка допускается лишь в крайних случаях и по согласованию заключения о необходимости проведения переработки описи на заседании ЭПК Главного архивного управления Московской области.
П. 3.6. Указывается общее количество дел, включенных в усовершенствованные в течение года описи.
П. 3.7. Указывается процентное соотношение количества описей дел, имеющих сводную итоговую запись, к общему количеству описей дел архива.
П. 3.8. Графа 4 - указывается количество уникальных документов, включенных в течение года в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Московской области.
Графа 5 - указывается суммарное количество уникальных документов, включенных в государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Московской области.
П. 3.9. В числителе указывается, сколько номенклатур дел согласовано с Главным архивным управлением Московской области, в знаменателе - суммарное количество позиций номенклатур дел.
П. 4. Предоставление информационных услуг и использование документов.
Графа 1 - указывается суммарное количество всех информационных мероприятий, проведенных в течение года (выставки, статьи, радио-, телепередачи, конференции, экскурсии по архиву).
В текстовой части плана/отчета указывается число мероприятий по каждой из форм использования, вошедших в данный показатель.
В примечании к графе 1 п. 4 указывается количество посетителей выставок, подготовленных архивом.
Графа 2 - указывается общее количество исполненных социально-правовых запросов.
В примечании к графе 2 п. 4 указывается количество социально-правовых запросов, исполненных с положительным результатом.
Графа 3 - указывается количество исполненных архивом тематических запросов. В текстовой части отчета указывается количество исполненных архивом тематических запросов и количество запросов, исполненных с положительным результатом.
Графа 4 - учитывается количество фактических посещений пользователями читальных залов в течение года.
В примечании к графе 4 п. 4 указывается общее количество пользователей, работавших в читальном зале.
Графа 5 - указывается суммарное количество:
1) пользователей, работавших в читальных залах архива;
2) исполненных запросов социально-правового характера (в т.ч. поступивших из-за рубежа);
3) исполненных тематических запросов, в т.ч. направленных через Росархив;
4) исполненных генеалогических запросов (в т.ч. поступивших из-за рубежа);
5) посетителей выставок, при подготовке и проведении которых архив выступал в качестве головной организации;
6) экскурсантов (обзорные и тематические экскурсии);
7) участников встреч с общественностью, конференций, уроков для школьников и студентов, "круглых столов"; слушателей лекций и докладов, подготовленных сотрудниками архива.
Графа 6 - указывается суммарное количество ед. хр., в том числе фонда пользования, выданных пользователям в читальные залы, во временное пользование по запросам сторонних организаций.
Графа 7 - указывается количество консультаций по вопросам использования документов, сделанных в течение года.
П. 5 - указываются площади всех помещений архива с учетом площадей центров по личному составу.
Графа 1 - указывается метраж помещений, выделенных архиву в отчетном году.
В примечании к графе 1 п. 5 указывается метраж введенных в эксплуатацию в отчетном году помещений.
Графа 2 - указывается метраж площади, на которой установлена (отремонтирована) в отчетном году охранная сигнализация.
В примечании к графе 2 п. 5 указывается метраж площади, на которой установлена (отремонтирована) в отчетном году пожарная сигнализация.
Графа 3 - указывается метраж помещений, в которых был проведен ремонт в отчетном году.
Графа 4 - указывается прирост стеллажных полок в отчетном году в погонных метрах.
В примечании к графе 4 п. 5 указывается процент загруженности архива.
Графа 5 - указывается количество приобретенных в отчетном году компьютеров.
В примечании к графе 5 п. 5 указывается общее количество компьютеров в архиве на отчетный период.
Приложение № 2
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
Анкета
"Уровень внедрения ИКТ в деятельность уполномоченных органов
исполнительной власти субъектов Российской Федерации
в области архивного дела, а также государственных
и муниципальных архивов"
1. Количество компьютеров
Для муниципальных архивов вместо п. 1. заполняется п. 1а
- Количество муниципальных архивов/из них имеют компьютеры
- Количество сотрудников в муниципальных архивах/количество компьютеров
2. Количество компьютеров, объединенных в локальную сеть
3. Количество компьютеров, имеющих выход в Интернет
4. Количество серверов
5. Тип подключения к сети Интернет:
(выберите один из пунктов)
5.1. Постоянное подключение (локальная сеть, оптическое волокно и т.п.)
5.2. Высокоскоростное коммутируемое подключение (ADSL-модем)
5.3. Коммутируемое подключение с использованием телефонной линии (модем)
5.4. Беспроводное подключение (Wi-Fi, радиомодем, 3G-модем, спутниковый канал и т.п.)
5.5. Подключение отсутствует
6. Наличие контактного адреса электронной почты (указать):
___@___
7. Используется ли программный комплекс "Архивный фонд"?
7.1. Версия 4
7.2. Версия 3
7.3. Версия 2
7.4. Не используется
Вопрос 8 - только для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела:
8. Используется ли программный комплекс "Фондовый каталог"?
8.1. Версия 2
8.2. Версия 1
8.3. Не используется
9. Количество оцифрованных единиц хранения
10. Наличие IT-специалистов
11. Используемое программное обеспечение
12. Степень готовности к приему электронных документов на постоянное хранение
Методические рекомендации по заполнению Анкеты "Уровень
внедрения информационно-коммуникативных технологий
в деятельность уполномоченных органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации в области архивного дела,
а также государственных и муниципальных архивов"
Анкета заполняется отдельно на уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, на каждый государственный архив и отдельная анкета заполняется суммарно по муниципальным архивам субъекта Российской Федерации.
П. 1. Указывается общее количество компьютеров в государственном, муниципальном архиве или уполномоченном органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Учитываются компьютеры класса Pentium-IV и более поздние модификации. Более старые компьютеры типа 286, 386, 486, Pentium, Pentium II и аналогичные не учитываются.
Для муниципальных архивов вместо п. 1 заполняется п. 1а.
В первой строке указывается общее количество муниципальных архивов и количество муниципальных архивов, имеющих компьютер(ы) из числа указанных в п. 1.
Во второй строке указывается общее количество сотрудников в муниципальных архивах и общее количество персональных компьютеров в муниципальных архивах.
П. 2. Указывается общее число компьютеров из числа указанных в пункте 1, подключенных к локальной вычислительной сети (соединенных между собой).
П. 3. Указывается общее количество компьютеров из числа указанных в пункте 1, имеющих подключение к сети Интернет.
П. 4. Указывается количество серверов.
П. 5. Указывается тип используемого подключения к сети Интернет. Необходимо проставить отметку напротив одного из пунктов 5.1-5.4.
Если используется несколько типов подключения, напротив каждого из пунктов проставляется количество компьютеров, использующих данный тип подключения (доступа к сети Интернет).
Если подключенных к сети Интернет компьютеров нет - проставляется отметка напротив пункта 5.5.
При заполнении сводной анкеты по муниципальным архивам напротив каждой графы указывается количество муниципальных архивов, использующих тот или иной тип подключения к сети Интернет.
П. 6. Указывается основной адрес электронной почты архивного учреждения.
П. 7. Указывается, установлен ли в организации (архиве) программный комплекс "Архивный фонд". Если используется 4-я версия программы - делается отметка в квадрате напротив п. 7.1. Если используется 3-я версия - делается отметка напротив п. 7.2. Если используется 2-я версия - делается отметка напротив п. 7.3. Если ПК "Архивный фонд" не используется - делается отметка напротив п. 7.4.
При заполнении сводной анкеты по муниципальным архивам напротив каждой графы указывается количество муниципальных архивов, использующих ту или иную версию программного комплекса "Архивный фонд".
П. 8. Заполняют только органы государственной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Если в организации используется программный комплекс (ПК) "Фондовый каталог" версии 2 (используется на базе ПК "Архивный фонд" версии 3) - делается отметка напротив п. 8.1.
Если в организации используется программный комплекс (ПК) "Фондовый каталог" версии 1 (используется на базе ПК "Архивный фонд" версии 2) - делается отметка напротив п. 8.2.
Если программный комплекс "Фондовый каталог" не используется - делается отметка напротив п. 8.3.
П. 9. Указывается общее количество единиц хранения, полностью переведенных в цифровую форму (отсканированных, оцифрованных).
П. 10. Указывается количество работающих в учреждении IT-специалистов.
П. 11. Указывается используемое в архивном учреждении программное обеспечение.
П. 12. Указывается степень готовности архивного учреждения к приему электронных документов на постоянное хранение.
Анкета предоставляется как в бумажной, так и в электронной форме.
Приложение № 3
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
ОТЧЕТ
об израсходовании средств на осуществление государственных
полномочий по временному хранению, комплектованию, учету
и использованию архивных документов, относящихся
к собственности Московской области и временно хранящихся
в муниципальных архивах Московской области по состоянию
на 1 января 2014 г.
Наименование муниципального образования Московской области
___________________________________
Периодичность: квартальная, годовая
№ п/п
Наименование расходов*
Код классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) по группам "Расходы" и "Поступление нефинансовых активов"
Количество (работников, обеспечивающих исполнение государственных полномочий, приобретенных материальных запасов в шт., п.м и др.)
Сумма, руб.
Расходы, связанные с приобретением основных средств и материальных запасов**
1.
Увеличение стоимости основных средств
2.
Увеличение стоимости материальных запасов:
Расходы, связанные с оплатой работ и услуг
3.
Услуги связи:
4.
Транспортные услуги:
5.
Коммунальные услуги:
6.
Арендная плата за пользование имуществом
7.
Работы, услуги по содержанию имущества:
8.
Прочие услуги:
9.
Оплата труда работников, обеспечивающих исполнение переданных государственных полномочий (выплаты по должностному окладу, надбавки к должностному окладу, стимулирующие и социальные выплаты) и начисления на выплаты по оплате труда
10.
Остаток средств на конец отчетного периода:
Примечание:
* При заполнении отчета необходимо указывать наименование кода классификации операций сектора государственного управления отдельно по каждой позиции в соответствии с положениями Указаний "О порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации", утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 21.12.2012 № 171н, а также остаток средств на конец отчетного периода.
**Приобретение основных материальных средств должно производиться в строгом соответствии с распоряжением Главного архивного управления Московской области от 30.08.2013 № 91-р "Об утверждении Перечня материальных средств, необходимых на осуществление государственных полномочий по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах, органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Московской области и порядка их использования".
Руководитель муниципального архива ________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер ________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
М.П.
"___" ___________ 20__ г.
Приложение № 4
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
УТВЕРЖДЕНО
________________________________________
(подпись куратора муниципального архива)
ТАБЛИЦА
объемов дел (по форме собственности), хранящихся
в муниципальных архивах Московской области
__________________________________________________
полное (официальное) название архива (отдела)
на 01.01.2014
Государственная собственность
Муниципальная собственность
Всего ед. хр. в архиве (паспортные данные)
из них по личному составу (паспортные данные)
Примечание
Федеральная собственность
Собственность Московской области
всего ед. хр., отнесенных к федеральной собственности
из них по личному составу
всего ед. хр., отнесенных к собственности Московской области
из них по личному составу
всего ед. хр., отнесенных к муниципальной собственности
из них по личному составу
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Крайние даты документов __________________________
Название должности _______________________________ расшифровка подписи
подпись
Дата _______________
Приложение № 5
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
Информация о созданной информационно-поисковой системе
к документам Архивного фонда Московской области, включающей
описание документов на уровне архивного дела
___________________________________________________
полное (официальное) название муниципального архива
по состоянию на 01.01.2014
№ п/п
Количество описей дел, созданных в электронном виде или переведенных в электронный вид
Количество описей дел, заголовки единиц хранения которых внесены в программный комплекс "Архивный фонд"
Примечания
Количество описей
Количество ед. хр. в описи
Количество описей
Количество ед. хр. в описи
Итого:
Название должности ______________ расшифровка подписи
подпись
Дата ____________________
Приложение № 6
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
Данные о штатной численности
_______________________________________________________ на 01.01.2014
полное (официальное) наименование муниципального архива
№ п/п
Ф.И.О. сотрудников архивов
Должность по штатному расписанию, финансирование (субвенции или муниципальное)
Дата приема на работу
Дата рождения
Образование (название учебного заведения, специальность в соответствии с дипломом)
Сотрудники, проходящие обучение в учебных заведениях в отчетном периоде (название учебного заведения, курс)
Повышение квалификации
Вакансии
Выбыло в отчетном году
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Итого:
Всего работников в муниципальном архиве: по штатному расписанию/фактическая численность
Всего сотрудников, принятых на работу в отчетном году: руководителей/специалистов
Всего выбыло в отчетном году: руководителей/специалистов
Всего сотрудников, имеющих возраст до 29 лет включительно: руководителей/специалистов
Всего сотрудников имеющих возраст от 30 до 49 лет включительно: руководителей/специалистов
Всего сотрудников, имеющих возраст от 50 лет и старше: руководителей/специалистов
Всего сотрудников пенсионного возраста: руководителей/специалистов
Всего сотрудников, имеющих стаж работы в архивных учреждениях до 1 года: руководителей/специалистов
Всего сотрудников, имеющих стаж работы в архивных учреждениях от 1 года до 5 лет включительно: руководителей/специалистов
Всего сотрудников, имеющих стаж работы в архивных учреждениях от 6 до 10 лет включительно: руководителей/специалистов
Всего сотрудников, имеющих стаж работы в архивных учреждениях от 11 до 15 лет включительно: руководителей/специалистов
Всего сотрудников, имеющих стаж работы в архивных учреждениях свыше 15 лет: руководителей/специалистов
Составитель: должность ___________________ (расшифровка подписи)
подпись
Дата составления: "____" ________________ 2013 г.
Порядок заполнения
Графа 1 - указывается номер по порядку;
Графа 2 - указывается фамилия, имя, отчество (полностью) сотрудника;
Графа 3 - указывается должность сотрудника в соответствии со штатным расписанием и финансирование должности (за счет субвенции или за счет средств из муниципального бюджета);
Графа 4 - указывается дата приема на работу в архив (для руководителей дополнительно - дата назначения на должность руководителя);
Графа 5 - указывается число, месяц и год рождения сотрудника;
Графа 6 - указывается название учебного заведения и специальность в соответствии с дипломом;
Графа 7 - указываются сотрудники, проходящие обучение в учебных заведениях, название учебного заведения, курс, на котором находится учащийся;
Графа 8 - указывается год, название программы и место прохождения обучения по повышению квалификации;
Графа 9 - указывается количество вакансий, название вакантных должностей и их финансирование (за счет субвенции или за счет средств из муниципального бюджета);
Графа 10 - указывается количество сотрудников, уволившихся в отчетном году.
Итоговые строки заполняются через дробь, раздельно по руководителям и специалистам муниципального архива.
Приложение № 7
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
АНКЕТА
на 01.01.20__ г.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
полное, официальное название архива (отдела)
1. Месторасположение архива, характеристика здания, этаж
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
2. Адрес: _________________________________________________________________
3. Телефон ________________ Факс __________________
4. Общая площадь _____________________ кв. м, в том числе:
архивохранилища ___________________________________ кв. м (каждое отдельно)
кабинет руководителя __________________ кв. м
рабочая комната (комнаты)
сотрудников _______________________________________ кв. м (каждая отдельно)
комната отдыха _______________________ кв. м
приемная _____________________________ кв. м
комната для посетителей,
ожидающих приема _____________________ кв. м
читальный зал ________________________ кв. м
комната акклиматизации документов ____ кв. м
вспомогательная площадь ______________ кв. м
5. Помещение (сухое, влажное), стены в архивохранилище (окрашены, оклеены
обоями (пожаростойкими, непожаростойкими), обиты панелями
(нужное подчеркнуть)
6. Автоматическая охранная сигнализация (есть, нет), выход (пульт
управления вневедомственной охраны, сторож, на здание)
(нужное подчеркнуть)
7. Автоматическая пожарная сигнализация с выходом на пульт (есть, нет)
(нужное подчеркнуть)
8. Автоматическая система пожаротушения (есть, нет)
9. Последняя проверка органами пожнадзора _________________ (дата)
Предписание _______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
10. Стеллажи
протяженность стеллажных полок:
всего ___________ п.м, в том числе:
металлических ________ п.м
смешанных ____________________ п.м
деревянных ___________________ п.м
11. Загруженность архивохранилищ _______%
12. Закартонировано дел _______%
13. Огнетушители (углекислотные, порошковые, пенные)
(нужное подчеркнуть)
количество ______________________
дата последней перезарядки ________ г.
14. Наличие прибора для измерения температурно-влажностного режима хранения
документов (есть, нет)
(нужное подчеркнуть)
температура ____________, влажность % _____________ (летний сезон)
температура ____________, влажность % _____________ (отопительный сезон)
15. Оснащение архива:
компьютер __________ (кол-во) _______________________________________ (тип)
ксерокс, сканер (модель) __________, пылесос, стремянка, металлический сейф
(шкаф)
(нужное подчеркнуть)
16. Наличие решеток на окнах (есть, нет, распашные, нераспашные)
(нужное подчеркнуть)
17. Запасной выход (есть, нет)
двери (металлические, деревянные, обиты железом, обиты железом на асбесте,
не обиты)
(нужное подчеркнуть)
ПРЕДЛОЖЕНИЯ
об улучшении материально-технического состояния архива
(заполнить обязательно)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Название должности ______________ расшифровка подписи
подпись
Дата _______________
*На помещения, расположенные в разных зданиях, заполняется отдельная
анкета.
Приложение № 8
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
Информация об архивных фондах муниципальных архивов
Московской области, внесенных в общеотраслевую базу данных
"Архивный фонд"
___________________________________________________
полное (официальное) название муниципального архива
по состоянию на 01._____.2014 года
Количество фондов, находящихся на хранении в муниципальном архиве (всего)
Количество фондов, внесенных в общеотраслевую базу данных "Архивный фонд" за отчетный квартал
Количество фондов, внесенных в общеотраслевую базу данных "Архивный фонд" по состоянию на первое число отчетного квартала (всего)
Примечания
Название должности ________________ расшифровка подписи
подпись
Дата ______________________
Приложение № 9
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
Информация о создании фонда пользования описей дел
и архивных документов в электронном виде, в том числе
о: переводе описей дел в электронный вид; сканировании
архивных документов
___________________________________________________
полное (официальное) название муниципального архива
по состоянию на 01.________.2014 года
Количество описей дел, созданных в электронном виде или переведенных в электронный вид
Количество архивных дел, переведенных в электронный вид (в ед. хр.)*
Состав архивных документов, переведенных в электронный вид
Используемое оборудование, технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (tiff; jpg и т.п.)
Количество описей, находящихся на хранении в муниципальном архиве
Количество описей дел, переведенных в электронный вид*
Количество ед. хр., переведенных в электронный вид
Количество листов, архивных документов, переведенных в электронный вид
*Данные приводятся с нарастающим итогом.
Название должности ______________ расшифровка подписи
подпись
Дата ____________________
Приложение № 10
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
Информация о количестве запросов, поступивших
в электронном виде
____________________________________________________
полное (официальное) название муниципального архива
по состоянию на 01._____.2014 года
Количество запросов, поступивших в муниципальный архив (всего)
Количество запросов, поступивших в муниципальный архив на бумажном носителе
Количество запросов, поступивших в муниципальный архив в электронном виде
Примечания
Название должности _______________ расшифровка подписи
подпись
Дата _____________________
Приложение № 11
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
Информация о принятых на хранение архивных документах
_______________________________ муниципального архива
по состоянию на ____________ 2014 года
№ п/п
Всего ед. хр., включенных в график приема документов на 2014 год
Название организации, предприятия, объем документов, крайние даты документов, включенных в график приема документов на 2014 год
Принято на хранение за отчетный период
Название организации, предприятия, объем документов, крайние даты документов, принятых на хранение за отчетный период в соответствии с графиком приема документов на 2014 год
Название организации, предприятия, объем документов, крайние даты документов, принятых на хранение за отчетный период внепланово (не включенных в график приема документов на 2014 год)
Примечание *
постоянного срока хранения
по личному составу
постоянного срока хранения
по личному составу
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
2
3
*Примечание: информация о принятых на хранение по состоянию на отчетный период документах, хранящихся сверх установленного срока в организациях - источниках комплектования; информация о причинах отклонения от графика приема документов.
Название должности _______________ расшифровка подписи
подпись
Дата _____________________
Приложение № 12
к письму
Главного архивного управления
Московской области
от 28 октября 2013 г. № 01-26/1867
Форма
ОПЕРАТИВНЫЙ (ГОДОВОЙ) ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕНИИ ДОЛГОСРОЧНОЙ
ЦЕЛЕВОЙ ПРОГРАММЫ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
_________________________________
(наименование Программы)
ЗА ЯНВАРЬ - ДЕКАБРЬ 2013 ГОДА
_____________________________
Главное архивное управление Московской области
Госзаказчик: ______________________________________________
бюджет Московской области
Источник финансирования: _____________________________________________
(бюджет Московской области, другие источники)
Порядковые № разделов и мероприятий, предусмотренных Программой
Перечень программных мероприятий
Объем финансирования на 2013 год (тыс. руб.)
Выполнено (тыс. руб.)
Степень и результаты выполнения
Профинансировано (тыс. руб.)
1
2
3
4
5
6
Итого по Программе
Руководитель Подпись
Примечание.
В графе 4 указывается стоимость выполненных программных мероприятий в тыс. руб.
В графе 5 - степень выполнения программных мероприятий (проведены конкурсы, определены победители, заключены контракты на сумму) и результаты выполнения (произведена поставка оборудования, ед.; произведен ремонт дорог, км; предоставлено тыс. кв. м жилья и т.д.).
В случае невыполнения или несвоевременного выполнения указать причины.
------------------------------------------------------------------