Типы документов
Реклама
Партнеры
Распоряжение Председателя Мособлдумы от 23.01.2013 N 77-р "Об Инструкции по работе с документами в Московской областной Думе"
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 23 января 2013 г. № 77-р
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В МОСКОВСКОЙ
ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ
В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности Московской областной Думы и установления единого порядка ведения делопроизводства в Московской областной Думе:
1. Утвердить Инструкцию по работе с документами в Московской областной Думе. (Приложение.)
2. Признать утратившим силу распоряжение Председателя Московской областной Думы от 20.01.2010 № 44-р "Об утверждении Инструкции по работе с документами в Московской областной Думе".
Председатель
Московской областной Думы
И.Ю. Брынцалов
Приложение
к распоряжению Председателя
Московской областной Думы
от 23 января 2013 г. № 77-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ
I. Общие положения
1. Инструкция по работе с документами в Московской областной Думе (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и устанавливает единые правила оформления документов в Московской областной Думе (далее - Дума).
2. Инструкция подготовлена в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения деятельности Думы и эффективного использования автоматизированных систем, информационных технологий и электронных информационных ресурсов в работе с документами в Думе.
3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.
4. Инструкция обязательна для исполнения при работе с документами в комитетах Думы (далее - комитеты), во фракциях в Думе (далее - фракции) и структурных подразделениях аппарата Думы (далее - структурные подразделения).
5. Ответственность за организацию работы с документами возлагается: в комитетах - на руководителей аппаратов комитетов; во фракциях - на руководителей аппаратов фракций; в структурных подразделениях - на руководителей структурных подразделений.
6. Работа с документами в комитетах, фракциях, структурных подразделениях осуществляется соответственно лицами, замещающими должности государственной гражданской службы Московской области (далее - государственные служащие) в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях в соответствии с должностными регламентами.
7. Делопроизводство в Думе ведется с использованием средств организационной и вычислительной техники, технологий Системы электронного документооборота (далее - СЭД), объединяющей автоматизированные рабочие места государственных служащих в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях, участвующих в делопроизводственных процессах. Применение СЭД и других автоматизированных технологий в делопроизводстве Думы должно соответствовать положениям настоящей Инструкции.
8. Деятельность Думы по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Московской области.
9. Ведение секретного делопроизводства осуществляется работниками отдела защиты государственной тайны и режима Думы в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1.
10. Внесение изменений в настоящую Инструкцию осуществляется распоряжением Председателя Думы.
II. Виды документов, с которыми осуществляется работа в Думе
Настоящая Инструкция используется при работе со следующими нормативными правовыми актами Московской области, правовыми актами Думы, иными документами и их проектами:
1) Уставом Московской области;
2) законами Московской области;
3) иными нормативными правовыми актами Московской области;
4) договорами Московской области;
5) постановлениями Думы;
6) решениями Думы;
7) распоряжениями Председателя Думы;
8) поручениями Думы в форме выписок из протоколов заседаний Думы;
9) решениями комитетов, фракций, рабочих групп, согласительных комиссий и иных органов, созданных Думой;
10) поручениями (резолюциями) Председателя Думы, первого заместителя Председателя Думы, заместителей Председателя Думы (далее - заместители Председателя Думы), председателей комитетов, руководителя аппарата Думы, руководителей структурных подразделений Думы;
11) протоколами заседаний Думы, комитетов, фракций, рабочих групп, согласительных комиссий и иных органов, созданных Думой;
12) стенограммами, выписками из стенограмм заседаний Думы, комитетов, фракций, рабочих групп, согласительных комиссий и иных органов, созданных Думой, депутатских слушаний, конференций, "круглых столов", семинаров и иных мероприятий, проводимых Думой;
13) письмами Думы;
14) документами депутатов Думы;
15) должностными регламентами;
16) обращениями граждан;
17) информационными бюллетенями, буклетами, обзорами прессы;
18) служебными записками;
19) иными документами, поступающими в Думу или создаваемыми в Думе.
III. Прием, регистрация и прохождение документов
В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
1) документ - информация, зафиксированная на материальном носителе и обладающая реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, отражающая процедуры управления;
2) входящие документы - документы, поступающие в Думу из других организаций, от граждан;
3) исходящие документы - документы, отправляемые из Думы в другие организации, гражданам;
4) внутренние документы - документы, создаваемые в комитетах, фракциях, в иных органах, созданных Думой, в структурных подразделениях Думы и используемые в пределах Думы.
1. Прием, регистрация и доставка документов
1. Доставка документов в Думу осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.
2. Поступающие в Думу документы принимаются, проходят первичную обработку и регистрацию в Общем отделе Думы (далее - Общий отдел).
3. При приеме и первичной обработке документов производится проверка оформления, наличия указанных вложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов, государственными служащими в Общем отделе, ответственными за прием и первичную обработку документов, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в Общем отделе, второй вместе с документом направляется отправителю документа.
Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
4. Поступающие в Думу документы подлежат регистрации.
Регистрации подлежат документы, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе: наименование или бланк организации (должностного лица), направившей(шего) документ, номер и дату документа, адресат, подпись или подпись и оттиск печати.
5. Документы без сопроводительного письма, доставленные в Думу непосредственно государственными служащими в аппарате Думы, передаются для первичной регистрации в Общий отдел.
6. При поступлении документов непосредственно в комитеты, фракции, структурные подразделения они должны быть переданы для первичной регистрации в Общий отдел.
7. Документы, поступающие в Общий отдел из комитетов, фракций, структурных подразделений, должны быть оформлены согласно требованиям, установленным настоящей Инструкцией. Общий отдел не регистрирует и возвращает в комитеты, фракции, структурные подразделения документы, оформленные с нарушением указанных требований.
8. Документы на иностранных языках, адресованные Председателю Думы, заместителям Председателя Думы, председателям комитетов, руководителям фракций, депутатам Думы, руководителям структурных подразделений, направляются в Управление внешних связей, протокола и наград Думы (далее - Управление внешних связей, протокола и наград) для перевода на русский язык или составления аннотации, а затем возвращаются в Общий отдел для регистрации.
9. Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресатам.
10. Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя.
Конверты от документов, поступивших из зарубежных государств, сохраняются и прилагаются к документам.
11. Документы регистрируются в день их поступления в Думу, документы с пометкой "срочно" регистрируются незамедлительно. Документы, поступившие в Думу после 18 часов или в нерабочие дни, регистрируются в следующий рабочий день.
12. При регистрации документа ему присваивается регистрационный номер, в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп (приложение 85 - не приводится). Регистрационный штамп проставляется на первом листе всех экземпляров документа, после чего заполняется электронная регистрационная карточка (одна из трех типов), оформляемая в СЭД (далее - электронная регистрационная карточка) (приложения 86-88 - не приводятся).
Приложения к документам отдельно не регистрируются.
При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу от одного и того же адресата в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и через дробь - количество повторных поступлений. Например: № 1255 - номер первого документа, второй документ по этому же вопросу будет зарегистрирован за № 1255/1, третий - за № 1255/2 и т.д.
Ответы на входящие документы, исполненные в соответствии с поручениями, регистрируются в аналогичном порядке, но через тире. Например: поручение дано по документу за № 1255, первый подготовленный ответ будет за № 1255-1; второй - за № 1255-2 и т.д.
13. После регистрации документы, поступившие на имя Председателя Думы или заместителей Председателя Думы, направляются соответственно в секретариат Председателя Думы или в секретариаты его заместителей.
Документы, адресованные депутатам Думы, председателям комитетов, руководителям фракций, руководителям структурных подразделений, направляются Общим отделом по назначению.
Ошибочно направленные в комитеты, фракции и структурные подразделения документы незамедлительно возвращаются в Общий отдел с соответствующей сопроводительной запиской.
14. Поступившие в Думу протесты, представления, письма прокурора Московской области, экспертные заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области после их регистрации в Общем отделе направляются для рассмотрения в порядке, установленном соответственно Регламентом Думы, распоряжением Председателя Думы от 23.01.2013 № 76-р "О Положении о порядке рассмотрения в Московской областной Думе экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области".
Обязательной рассылке в Государственно-правовое управление Думы (далее - Государственно-правовое управление) подлежат акты судебных органов.
15. Документы с резолюциями (поручениями) направляются Общим отделом для исполнения в соответствующие комитеты, фракции, структурные подразделения после внесения сведений о прохождении документа в электронную регистрационную карточку.
Документы с пометкой "срочно" направляются исполнителям незамедлительно.
16. Направление документов из одних комитетов, фракций, структурных подразделений в другие осуществляется через Общий отдел.
Прием и передача документов, поступивших в Думу, на всех этапах их прохождения в Думе осуществляются государственными служащими в Общем отделе и государственными служащими в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях Думы, ответственными за делопроизводство, под подпись получателя документа в реестре передачи документов и с обязательной отметкой в электронной регистрационной карточке.
17. Передача документов из Общего отдела в секретариаты Председателя Думы и заместителей Председателя Думы осуществляется государственными служащими в Общем отделе, а в комитеты, фракции и структурные подразделения - через государственных служащих, ответственных за делопроизводство в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях Думы.
2. Организация работы с документами, поступающими
на имя депутатов Думы
1. Организация работы с документами, поступающими на имя депутатов Думы, возлагается на помощников депутатов Думы и государственных служащих в аппаратах комитетов, фракций.
Ведение делопроизводства, связанного с деятельностью депутатов Думы, работа с письмами и другими документами, поступившими на имя депутатов Думы при осуществлении ими своих полномочий в территориальных округах Московской области, определенных для работы депутатов Думы, осуществляется помощниками депутатов Думы в соответствии с настоящей Инструкцией.
2. Документы служебного характера, поступившие на имя депутата Думы, по вопросам, находящимся в ведении комитета, членом которого он является, после их регистрации направляются в указанный комитет.
3. Документы служебного характера, поступившие на имя депутата Думы по вопросам, не относящимся к ведению комитета, членом которого он является, после их регистрации направляются в аппарат фракции, в состав которой он входит.
4. Государственные служащие в аппаратах комитетов, фракций, ответственные за делопроизводство, обеспечивают:
1) учет и своевременное предоставление депутату Думы поступивших на его имя документов;
2) исполнение по поручению депутата Думы поступивших документов;
3) правильное и своевременное составление и оформление документов за подписью депутата Думы, их учет, подготовку к отправке, формирование документов в дела комитета, фракции;
4) оформление заказов на копировально-множительные работы (за подписью депутата Думы).
5. Исходящие документы депутатов Думы, связанные с их депутатской деятельностью, оформляются государственными служащими в аппаратах комитетов, фракций в соответствии с настоящей Инструкцией.
6. При оформлении писем депутата Думы используется бланк депутата Думы с воспроизведением рисунка многоцветного или одноцветного гербового щита Московской области (приложения 10-17 - не приводятся).
7. Все виды почтовых отправлений депутатов Думы в связи с осуществлением ими депутатских полномочий передаются в Общий отдел для отправки.
3. Организация работы с документами в комитетах, фракциях
и структурных подразделениях
1. Государственными служащими в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях в процессе делопроизводства осуществляются следующие функции:
1) организация приема, регистрации, учета документов, поступающих из Общего отдела, внесение в электронную регистрационную карточку информации о ходе работы с документами, контроль за прохождением документов;
2) организация оформления, регистрации и учета подготовленных документов, передача на отправку исходящих документов;
3) своевременная передача документов непосредственному исполнителю;
4) ознакомление депутатов Думы, государственных служащих в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях с распорядительными и информационными документами;
5) организация хранения документов и дел, выдача для работы документов и дел депутатам Думы и государственным служащим в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях, контроль за их возвращением и сохранностью;
6) организация справочной работы по вопросам исполнения документов, инструктаж государственных служащих в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях и помощников депутатов Думы по вопросам делопроизводства;
7) организация ведения и формирования дел в соответствии с Номенклатурой дел Думы;
8) подготовка и сдача дел на архивное хранение в Общий отдел;
9) передача государственными служащими в аппаратах комитетов, фракций депутатам Думы или их помощникам документов, поступивших на имя депутатов Думы;
10) организация получения во временное пользование архивных дел, возвращение их по истечении сроков пользования;
11) ознакомление государственных служащих в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях с настоящей Инструкцией, другими правовыми актами, методическими документами по вопросам делопроизводства.
2. При работе с документами в комитетах, фракциях, структурных подразделениях необходимо руководствоваться следующими требованиями:
1) лица, работающие с документами, несут ответственность за их сохранность и конфиденциальность содержащейся в документах информации;
2) при утрате документов государственный служащий, ответственный за делопроизводство в аппарате комитета, фракции, в структурном подразделении, и лицо, у которого находился на исполнении утраченный документ, составляют акт о его утрате, который подписывает руководитель аппарата комитета, фракции, руководитель структурного подразделения;
3) сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у государственного служащего;
4) не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;
5) передача документов или их копий лицам, не являющимся депутатами Думы, представителям сторонних организаций может производиться только с разрешения руководителя аппарата Думы, заместителя руководителя аппарата Думы, руководителя аппарата комитета, фракции, руководителя структурного подразделения;
6) при уходе в отпуск или выезде в командировку лицо, получившее для исполнения документы, должно отчитаться перед руководителем аппарата комитета, аппарата фракции, руководителем структурного подразделения по всем находящимся у него документам, а при освобождении от занимаемой должности обязано сдать все числящиеся за ним документы руководителю аппарата комитета, фракции, руководителю структурного подразделения.
3. Поступившие в комитеты, фракции, структурные подразделения документы, включая копии нормативных правовых актов, их проектов и других документов, после их регистрации в Общем отделе передаются председателям комитетов, руководителям фракций, руководителям структурных подразделений и в соответствии с их поручениями (резолюциями) передаются для исполнения или для ознакомления (под подпись).
4. Поручения (резолюции) Председателя Думы (приложение 51 - не приводится), его заместителей, председателей комитетов, руководителей фракций, руководителя аппарата Думы, заместителя руководителя аппарата Думы, руководителей структурных подразделений, их заместителей оформляются на специальных бланках поручений (приложения 52-83 - не приводятся) или могут быть написаны на документе в верхнем левом углу.
Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись лица, дающего поручение, дату и регистрационный номер документа, например:
Фамилия И.О.
Для рассмотрения в установленном порядке.
Фамилия И.О.
Для организации работы в соответствии с
Регламентом Думы.
______________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
"___" __________ г.
№ ______________
5. Если в поручении указано несколько исполнителей, ответственным за выполнение поручения считается тот исполнитель, чья фамилия первой указана в поручении (если отсутствует прямое указание на конкретное лицо как исполнителя). Соисполнителям передаются копии документа и поручения.
6. Исходящие документы печатаются в двух экземплярах и должны содержать четкие ответы на поставленные вопросы. Ответы, составленные на основании нормативных правовых актов, обязательно должны содержать точные ссылки на них с указанием реквизитов (вид документа, дата, номер и наименование; при ссылке на закон Московской области: вид документа, его регистрационный номер, наименование).
Первый экземпляр (подлинник) ответа, напечатанного на соответствующем бланке, подписывает соответственно Председатель Думы, председатель комитета, руководитель фракции, руководитель аппарата Думы, заместитель руководителя аппарата Думы, руководитель структурного подразделения. Допускается подписание ответов по поручению Председателя Думы его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), руководителями структурных подразделений.
Второй экземпляр ответа (копия) соответственно визируется председателем комитета, руководителем фракции, депутатом Думы, участвовавшим в его подготовке, руководителем аппарата Думы, заместителем руководителя аппарата Думы, руководителем структурного подразделения, в котором(ой) готовился ответ.
Подписанный ответ передается на отправку в Общий отдел.
Копия ответа вместе с письмом и другие материалы, относящиеся к рассмотрению документа, передаются в Общий отдел для формирования архивного дела.
На ответе должен быть проставлен регистрационный номер, состоящий из индекса подготовившего(шей) ответ комитета, фракции, структурного подразделения и номера документа (через тире), на который был дан ответ.
Документы рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если в резолюции руководителя не указан конкретный срок.
Срок исполнения документа может быть изменен только лицом, давшим поручение.
Если в процессе исполнения выясняется, что для выполнения поручения требуется более длительный срок, исполнитель документа не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения должен обратиться к руководителю, давшему поручение, с обоснованной просьбой о продлении срока.
7. Регистрация и учет исходящих документов, подготовленных и оформленных в комитетах, фракциях, структурных подразделениях, осуществляются в соответствии с разделом VI настоящей Инструкции.
8. Формирование и ведение дел в комитетах, фракциях, структурных подразделениях осуществляются в соответствии с Номенклатурой дел Думы и с учетом требований подразделов 1 и 2 раздела XI настоящей Инструкции.
Исполненные документы, подлежащие сдаче в Общий отдел на архивное хранение, передаются в порядке, установленном подразделом 6 раздела XI настоящей Инструкции. Остальные документы хранятся в комитетах, фракциях, структурных подразделениях до истечения срока хранения, указанного в Номенклатуре дел Думы.
9. В случае реорганизации или ликвидации комитета, структурного подразделения законченные дела и исполненные документы передаются в Общий отдел по акту, подписанному председателем комитета, руководителем структурного подразделения. Незаконченные дела и документы передаются в комитет, структурное подразделение, на который(ое) возложены функции реорганизованного или ликвидированного комитета, структурного подразделения.
В случае прекращения деятельности фракции законченные дела и исполненные документы, а также незаконченные дела и документы передаются в Общий отдел по акту, подписанному руководителем фракции.
10. Для оперативного приема и передачи текстов документов в Думе может использоваться факсимильная связь.
Полученные факсограммы регистрируются в системе СЭД с указанием вида доставки - факс.
При необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело.
11. Контроль за использованием факсимильных аппаратов, установленных в комитетах, фракциях, структурных подразделениях, осуществляется: в комитетах - руководителями аппаратов комитетов, во фракциях - руководителями аппаратов фракций, в структурных подразделениях - руководителями структурных подразделений.
IV. Подготовка и оформление документов
1. Общие требования
1. Документы Думы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм) установленной формы (приложения 1-47 - не приводятся) с продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги форматов А4 и А5. Для бланков поручений используется формат А6 (105 x 148 мм) (приложения 51-83).
Проекты нормативных правовых актов Московской области, постановлений, решений Думы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 посредством компьютерной техники (приложения 48-50 - не приводятся).
Принятые Думой нормативные правовые акты, правовые акты, распоряжения Председателя Думы, протоколы заседаний Думы оформляются на гербовых бланках. Герб воспроизводится на бланках в соответствии с Законом Московской области № 183/2005-ОЗ "О гербе Московской области".
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, правового, информационного и иного обеспечения деятельности Думы ведется на бланках комитетов, фракций, структурных подразделений Думы.
Содержание служебных документов должно быть кратким, ясным и аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
2. Должностные лица подписывают документы по вопросам, входящим в их компетенцию.
Документы на бланках Думы подписываются Председателем Думы, заместителями Председателя Думы; документы на бланках комитетов - председателями комитетов или их заместителями; документы на бланках фракций - руководителями фракций или их заместителями; документы на бланке руководителя аппарата Думы - руководителем аппарата Думы; документы на бланке заместителя руководителя аппарата Думы - заместителем руководителя аппарата Думы; документы на бланках структурных подразделений - руководителями этих структурных подразделений или по их поручению их заместителями.
Совместные документы, подписанные председателями двух или более комитетов, или руководителями двух или более фракций, или руководителями двух или более структурных подразделений, оформляются на стандартном листе бумаги.
Подписание документа предусматривает: указание полного наименования должности подписывающего, его личную подпись, фамилию и инициалы.
Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия должностного лица, его заместителем путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности.
Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается. В исключительных случаях внесенные поправки должны быть заверены лицом, подписавшим документ.
3. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой подписи), должность лица, визирующего документ, дату визирования. Виза проставляется: на нормативных правовых актах, правовых актах, распорядительных документах - на оборотной стороне последнего листа подлинника документа; на служебных письмах - на их копиях, остающихся в деле, на лицевой стороне под реквизитом "подпись". Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
В случае разногласий при согласовании документа к нему прилагаются подписанные замечания или особое мнение лиц, не согласных с текстом документа.
Если в процессе согласования в документ внесены изменения, то документ подлежит повторному визированию.
Документы, представляемые на подпись Председателю Думы, заместителям Председателя Думы, подготовленные в комитетах, визируются председателями комитетов, подготовленные во фракциях, в структурных подразделениях, визируются их руководителями.
В левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа должны указываться шрифтом № 10 или № 12 фамилия, инициалы исполнителя и номер его телефона.
4. На документе должна быть указана дата. Датой документа, принимаемого коллегиально, является дата его принятия. Датой утверждаемых документов служит дата их утверждения.
Датой стенограммы, протокола является дата события, которое зафиксировано в документе.
Датой письма является дата его регистрации.
Дата проставляется цифровым способом в последовательности: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 01.01.2013; 16.10.2013. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 01 января 2013 г.; 16 октября 2013 г.
5. Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.
6. Если документ имеет приложение, указанное в тексте, то отметка о его наличии оформляется ниже текста документа по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если наименование приложения не приведено в тексте документа, то отметка о его наличии оформляется по той же форме, но с указанием его наименования, например:
Приложение: копия постановления Московской областной Думы
от _________ № _____ "Наименование" на 2 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
7. Документы, поступающие в Думу и адресованные в комитеты, фракции и структурные подразделения, могут иметь сопроводительные письма.
Сопроводительное письмо должно иметь обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, подпись уполномоченного лица. При отсутствии одного из обязательных реквизитов документ без рассмотрения подлежит возврату для устранения выявленных нарушений и для повторного направления в комитеты, фракции и структурные подразделения.
8. Ответное письмо или сопроводительное письмо на инициативный документ должно иметь реквизиты: номер и дату документа, на который дается ответ, подпись уполномоченного лица.
2. Подготовка нормативных правовых актов, правовых актов,
распорядительных документов Думы, их проектов
1. Порядок подготовки и внесения на рассмотрение Думы проектов нормативных правовых актов, правовых актов регулируется Регламентом Думы.
2. Документы, представляемые на рассмотрение Думы, должны иметь сопроводительные письма, оформленные на официальном бланке с указанием соответствующих приложений и количества листов в каждом из них.
Проекты нормативных правовых актов, правовых актов, распоряжений Председателя Думы, подготовленные комитетами, фракциями, структурными подразделениями, должны иметь следующие реквизиты: вид документа, наименование документа, наименование должности лица, подписавшего документ.
3. Наименование проекта постановления, решения Думы, распоряжения Председателя Думы должно быть максимально кратким и отвечать на вопрос: "О чем?".
4. Текст постановления, решения Думы, распоряжения Председателя Думы, их проектов должен быть четким, не допускающим различных толкований.
В тексте нормативных правовых актов, правовых актов, распоряжений Председателя Думы не допускается печатать части текста разными шрифтами, подчеркивать, выделять шрифтом другой насыщенности (за исключением наименования документа, его структурных единиц, наименования должности лица, подписавшего документ, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего документ).
5. При подготовке проекта нормативного правового акта, правового акта допускается зачеркивание либо выделение части текста жирным шрифтом в соответствии со статьей 105, статьей 113 Регламента Думы.
6. Текстовая часть постановлений, решений Думы, распоряжений Председателя Думы может подразделяться на вступительную часть и постановляющую (распорядительную) часть.
Вступительная часть содержит обоснование необходимости принятия правового акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной для издания акта, а также могут содержаться ссылки на нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ.
Вступительная часть в правовых актах Думы заканчивается словами "Московская областная Дума постановила (решила):".
При ссылке в тексте документа на другой документ необходимо указывать его реквизиты в следующей последовательности: вид документа, наименование органа или должностного лица, издавшего документ, дата, номер, наименование документа. Например: "В соответствии с распоряжением Председателя Московской областной Думы от _______ № ____ "Наименование".
Или без указания наименования документа. Например:
"Рассмотрев проект закона Московской области "Наименование", внесенный рабочей группой, созданной постановлением Московской областной Думы от _________ № ______".
При ссылке в тексте документа:
на федеральный закон указываются реквизиты: вид нормативного правового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование. Например:
"В соответствии с Федеральным законом от "___" _________ года № _____ "Наименование";
на закон Московской области указываются реквизиты: вид нормативного правового акта, его регистрационный номер и наименование. Например:
"В соответствии с Законом Московской области № _____ "Наименование".
Проекты и принятые Думой нормативные правовые акты, правовые акты оформляются в соответствии со Сборником образцов документов, принимаемых Думой, утвержденным правовым актом Думы.
7. В последнем пункте распорядительной части документа указываются должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением постановлений, решений Думы, распоряжений Председателя Думы, если в них содержится поручение.
8. При упоминании в тексте постановления, решения Думы, распоряжения Председателя Думы о наличии документов, оформленных в виде приложений к ним, указывается "(Прилагается.)" или "(Приложение.)", или "согласно приложению".
Если имеется одно приложение, то оно не нумеруется. Если имеется несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами без указания знака "N". Например: "Приложение 1", "Приложение 12", "согласно приложению 1".
9. Наименования упоминаемых в документе органов (организаций) приводятся в полном соответствии с их официальными наименованиями, установленными положениями (уставами) об этих органах (организациях).
Если в документе неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме: Московская областная Дума (далее - Дума), после чего употребляется только сокращенное наименование.
10. Все документы, включенные в пакет вносимых на рассмотрение Думы материалов, должны быть завизированы, а листы пронумерованы.
Тексты вносимых документов должны быть ясно и четко напечатаны.
В проектах нормативных правовых актов, постановлений, решений Думы в правом верхнем углу первого листа указывается, кем они внесены. Например:
"Проект
внесен Губернатором
Московской области"
"Проект
внесен Комитетом по местному
самоуправлению"
"Проект
внесен фракцией
"ЕДИНАЯ РОССИЯ"
"Проект внесен
фракцией "ЕДИНАЯ РОССИЯ",
фракцией КПРФ,
фракцией "СПРАВЕДЛИВАЯ РОССИЯ",
фракцией ЛДПР"
Проекты нормативных правовых актов и документы, принятые Думой, должны иметь на первом экземпляре визы в соответствии с Регламентом Думы.
11. Проекты распоряжений Председателя Думы могут подготавливаться депутатами Думы, комитетами, фракциями, структурными подразделениями.
Распоряжения Председателя Думы о проводимых Думой семинарах, депутатских слушаниях, конференциях, "круглых столах", публичных слушаниях и т.п. должны иметь в качестве приложений планы организационно-технического обеспечения подготовки и проведения мероприятий и сметы расходов на проведение указанных мероприятий.
В планах организационно-технического обеспечения подготовки и проведения мероприятий должны быть указаны должностные лица, ответственные за общее руководство по подготовке и проведению мероприятий; разработку программы и регламента мероприятий; подготовку информационно-справочных материалов; подготовку официальных приглашений участникам мероприятий; обеспечение приглашения участников мероприятий; регистрацию участников мероприятий; аудиозапись мероприятий; организационное оформление мест проведения мероприятий.
Распоряжения Председателя Думы о проведении мероприятий под руководством Председателя Думы и мероприятий, проводимых по поручению Председателя Думы первым заместителем Председателя Думы, заместителями Председателя Думы, подготавливаются Организационно-аналитическим управлением Думы (далее - Организационно-аналитическое управление) и визируются первым заместителем Председателя Думы, заместителями Председателя Думы, руководителем аппарата Думы, руководителями Организационно-аналитического управления, Государственно-правового управления, Управления по обеспечению деятельности Думы, Управления финансов и государственных закупок Думы (далее - Управление финансов и государственных закупок) или по их поручению их заместителями.
Распоряжения Председателя Думы о проведении мероприятий комитетами, фракциями подготавливаются комитетами, фракциями и визируются председателями комитетов, руководителями фракций, руководителем аппарата Думы, руководителями Организационно-аналитического управления, Государственно-правового управления, Управления по обеспечению деятельности Думы, Управления финансов и государственных закупок или по их поручению их заместителями.
Постановления Думы по награждению знаками Думы, Почетной грамотой Думы подготавливаются Управлением внешних связей, протокола и наград и визируются руководителем аппарата Думы, руководителями Управления внешних связей, протокола и наград Думы, Организационно-аналитического управления или по их поручению их заместителями.
Распоряжения Председателя Думы по награждению Благодарственным письмом, Дипломом Думы подготавливаются Управлением внешних связей, протокола и наград и визируются руководителем аппарата Думы, руководителем Управления внешних связей, протокола и наград или по их поручению их заместителями.
Распоряжения Председателя Думы по вопросам кадров и по командировкам в пределах Российской Федерации подготавливаются Управлением кадров Думы (далее - Управление кадров) и визируются руководителем аппарата Думы, руководителями Управления кадров, Управления финансов и государственных закупок, Управления внешних связей, протокола и наград, Государственно-правового управления или по их поручению их заместителями.
Распоряжения Председателя Думы по вопросам зарубежных командировок, приемов зарубежных парламентских делегаций подготавливаются Управлением внешних связей, протокола и наград и визируются руководителем аппарата Думы, руководителями Управления внешних связей, протокола и наград, Управления финансов и государственных закупок, Государственно-правового управления или по их поручению их заместителями.
Распоряжения Председателя Думы по вопросам материально-технического обеспечения, осуществляемого за счет средств, предусмотренных в бюджетной смете Думы на соответствующий финансовый год, подготавливаются Управлением по обеспечению деятельности Думы и визируются руководителем аппарата Думы, руководителем Управления по обеспечению деятельности Думы или по их поручению их заместителями.
Распоряжения Председателя Думы по утверждению правовых актов (положения, инструкции и т.п.), регулирующих вопросы деятельности Думы, подготавливаются соответствующими структурными подразделениями Думы и визируются руководителем аппарата Думы, руководителями структурных подразделений - ответственных исполнителей или по их поручению их заместителями.
Распоряжения Председателя Думы по вопросам, связанным с представительскими функциями Думы, подготавливаются Управлением внешних связей, протокола и наград и визируются руководителем аппарата Думы, руководителями Управления финансов и государственных закупок, Управления внешних связей, протокола и наград или по их поручению их заместителями.
Распоряжения Председателя Думы по финансовым вопросам и вопросам размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в соответствии с планом государственных закупок для нужд Думы на очередной финансовый год подготавливаются Управлением финансов и государственных закупок и визируются руководителем аппарата Думы, руководителем Управления финансов и государственных закупок или по его поручению его заместителем.
12. Регистрация распоряжений Председателя Думы осуществляется Общим отделом с использованием сквозной нумерации в пределах календарного года.
13. Регистрация законов Московской области осуществляется Общим отделом в соответствии с Законом Московской области № 52/96-ОЗ "О порядке принятия, обнародования, вступления в силу и хранения Устава Московской области и законов Московской области".
14. Регистрация постановлений, решений Думы осуществляется Общим отделом в пределах каждого заседания Думы соответствующего созыва Думы.
15. Копии всех постановлений, решений Думы и распоряжений Председателя Думы направляются в секретариаты Председателя Думы, заместителей Председателя Думы, иным адресатам согласно рассылочной ведомости.
16. Рассылаемые копии законов и иных нормативных правовых актов Московской области, решений, постановлений Думы и распоряжений Председателя Думы заверяются соответствующей печатью.
3. Документы заседаний, совещаний и депутатских слушаний
1. Протоколы заседаний Думы оформляются на бланках установленной формы (приложение 44).
2. В протоколе указываются наименование заседания, дата его проведения, повестка дня, число и состав присутствовавших, фамилии выступавших, темы выступлений, их тексты или краткое изложение содержания, принятые решения.
3. Каждый из включенных в повестку дня вопросов излагается в протоколе по следующей схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
4. Протоколы заседаний Думы подписываются председательствовавшим на заседании Думы, имеют сквозную нумерацию в пределах срока созыва Думы.
5. Протоколы заседаний Думы оформляются Общим отделом на основании стенограмм заседаний и принятых Думой документов.
6. Стенограммы заседаний Думы оформляются на стандартных листах бумаги (приложение 45). Подлинники стенограмм заседаний Думы, прошедшие редакторскую обработку, хранятся в Общем отделе.
7. Оформление и выдача выписки из стенограммы заседания Думы осуществляется Общим отделом в соответствии с Регламентом Думы.
8. Протоколы заседаний комитетов, фракций, выписки из протоколов и принятые решения оформляются на стандартных листах бумаги государственными служащими в аппаратах комитетов, фракций.
9. Протоколы заседаний согласительных комиссий, депутатских слушаний оформляются на стандартных листах бумаги организационным отделом Организационно-аналитического управления.
4. Служебные письма
1. Наименования учреждений и организаций, которым адресуются служебные письма, направляемые из Думы, пишутся в именительном падеже; должность, инициалы и фамилия должностного лица - в дательном падеже. Например:
Избирательная комиссия
Московской области
Председателю
И.О. Фамилия
Наименование адресата печатается в правом верхнем углу письма.
В письмах, направляемых конкретному должностному лицу, указываются его должность с наименованием учреждения или организации, инициалы и фамилия - в дательном падеже. Например:
Председателю Совета депутатов
городского округа Балашиха
Московской области
И.О. Фамилия
Полный почтовый адрес указывается составителем письма в случае его направления адресату, не включенному в указатель рассылки. Например:
Руководителю Управления
Федерального казначейства
по Московской области
И.О. Фамилия
ул. Дербеневская, д. 5,
г. Москва, 115114
Если письмо адресуется физическому лицу, сначала указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Фамилия И.О.
ул. Школьная, д. 12, кв. 51,
г. Шатура, Московская область, 140700
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно. Например:
Председателям Советов депутатов
муниципальных образований
Московской области
2. В адресной части письма может быть указано не более четырех адресов. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
В случае направления письма большему числу адресатов исполнитель оформляет соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К письму прилагается указатель рассылки, который подготавливается и подписывается исполнителем.
3. Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их необходимо перечислить с указанием количества листов каждого приложения.
Наличие в приложении ценных документов оговаривается особо.
5. Служебные телеграммы
1. Служебные телеграммы, направляемые из Думы, оформляются за подписью Председателя Думы, его заместителей, председателей комитетов, руководителей фракций.
Право подписи телеграммы категории "Правительственная" принадлежит только Председателю Думы. Такая телеграмма передается в приоритетном порядке.
К отправке принимаются только телеграммы, связанные со служебной деятельностью в Думе. Отправка поздравительных и других телеграмм, не связанных со служебной деятельностью в Думе, не производится.
2. Правительственная телеграмма оформляется на бланке установленной формы (приложение 89 - не приводится).
3. Объем текста правительственной телеграммы не должен, как правило, превышать 90 слов (одна машинописная страница, включая бланк). Текст телеграммы излагается кратко, без предлогов и союзов (если при этом не искажается смысл), с сокращенным написанием знаков препинания (ЗПТ - запятая, ТЧК - точка, КВЧ - кавычки, ДВТ - двоеточие, СКБ - скобки, НР - номер).
Телеграмма должна быть написана буквами русского или латинского алфавита.
Текст печатается прописными буквами без переноса слов, абзацев и исправлений. Вставки в тексте не допускаются.
Цифры пишутся словами.
4. В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии - почтовый адрес.
Телеграмма печатается в двух экземплярах, которые после подписания передаются на телеграф государственными служащими в Общем отделе. Второй экземпляр с отметкой телеграфа об отправке (штамп) возвращается в Общий отдел.
V. Использование гербовых бланков, печатей и штампов
1. Использование гербовых бланков
1. В соответствии с Законом Московской области № 183/2005-ОЗ "О гербе Московской области" в Думе используются гербовые бланки документов установленной формы (приложения 1-44).
2. В целях единообразного воспроизведения изображения герба Московской области на различных бланках устанавливается единый размер для каждой версии герба:
полный герб - высота 4 см, ширина - 3 см;
коронованный гербовый щит - высота 4 см, ширина 2,2 см;
гербовый щит - высота 3,3 см, ширина 2,6 см.
Гербовые бланки изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
3. Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению. Руководители аппаратов комитетов, фракций, руководители структурных подразделений осуществляют контроль за правильностью их использования.
4. Электронная версия гербовых бланков для использования установлена в локальной сети Думы на диске общего доступа.
2. Использование печатей и штампов
1. Гербовые и другие печати Думы используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.
2. На рассылаемых копиях законов, иных нормативных правовых, правовых актов, принятых Думой, выписках из протоколов заседаний Думы и на распоряжениях Председателя Думы проставляется негербовая печать с надписью "Московская областная Дума * Общий отдел".
На финансовых документах, служебных контрактах, государственных контрактах, договорах, трудовых соглашениях проставляется гербовая печать с надписью "Московская областная Дума".
На документах по личному составу (анкеты, трудовые книжки, справки с места работы, копии документов, связанных с трудовой деятельностью, доверенности на получение заработной платы) проставляется гербовая печать с надписью "Московская областная Дума * Управление кадров".
На удостоверениях депутатов Думы, государственных служащих в аппарате Думы, удостоверениях помощников депутатов Думы, удостоверениях к знакам Думы проставляется гербовая печать с изображением полного герба Московской области и с надписью "Московская областная Дума*".
На Почетной грамоте Думы, Благодарственном письме и Дипломе Думы проставляется гербовая печать с изображением полного герба Московской области и с надписью "Московская областная Дума**".
На командировочных удостоверениях проставляется гербовая печать с изображением полного герба Московской области и с надписью "Московская областная Дума*".
На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать с надписью "Для пакетов".
3. Оттиск печати проставляется на документах в определенных местах, при этом оттиск должен располагаться на части наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, на части фамилии подписавшего.
4. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.
VI. Регистрация и отправка исходящих документов
1. Исходящие документы направляются от имени Председателя Думы, его заместителей, депутатов Думы, председателей комитетов Думы, руководителя аппарата Думы, заместителя руководителя аппарата Думы, руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
2. Работа с исходящими документами включает проверку правильности их оформления, регистрацию, учет и отправку.
3. Регистрация исходящих документов ведется с использованием СЭД на электронных регистрационных карточках.
Исходящий регистрационный номер состоит из индекса подготовившего(шей) документ комитета, фракции, структурного подразделения Думы и порядкового номера в пределах календарного года.
Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
Копии отправляемых документов со всеми необходимыми визами и приложениями хранятся в Общем отделе.
Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Думы, к отправке не принимаются.
Документы и материалы принимаются к отправке только с сопроводительными письмами (за исключением копий законов и иных нормативных правовых актов Московской области, решений, постановлений Думы и других документов, направляемых постоянным адресатам в соответствии с рассылочной ведомостью).
4. В Общем отделе проверяются оформление исходящего документа, наличие указанных приложений. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на дооформление.
Подготовленные к отправке документы конвертуются, на конверте указываются адресат, исходящий номер отправляемого документа (или нескольких документов) и количество вложений.
5. Документы и материалы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (за исключением государств СНГ), должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.
6. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, электронной почтой, фельдъегерской связью (далее - фельдсвязь), передаются по телеграфу или по факсимильной связи.
Исходящие документы, подписанные Председателем Думы или заместителями Председателя Думы, направляемые в федеральные органы государственной власти, отправляются фельдсвязью.
7. Учет исходящей корреспонденции осуществляется в Общем отделе по регистрационным номерам.
8. Документы на отправку передаются в Общий отдел до 18 часов. Отправка корреспонденции, принятой Общим отделом до 12 часов, осуществляется в этот же день. Корреспонденция, принятая после 12 часов (кроме срочной корреспонденции), отправляется в течение следующего рабочего дня.
VII. Контроль за исполнением документов и поручений
1. Контроль за исполнением постановлений, решений Думы, документов, поручений, предусмотренных статьями 151-155 Регламента Думы, осуществляется в соответствии с главой 27 Регламента Думы.
2. В случаях, не требующих письменного ответа, документы снимаются с контроля следующим образом. Исполнитель, подготовивший справку о результатах выполнения поручения Председателя Думы или его заместителей, визирует ее и затем подписывает соответственно у председателя комитета, руководителя фракции, руководителя структурного подразделения, в котором рассматривался документ. Подготовленная справка направляется должностному лицу, давшему поручение, которое в левом нижнем углу ставит резолюцию "В дело", личную подпись и дату.
Документы, адресованные непосредственно депутатам Думы, председателям комитетов, руководителям фракций, руководителям структурных подразделений, снимаются с контроля аналогичным образом.
3. Отметка о контроле за исполнением документа и поручения обозначается проставлением на документе штампа "КОНТРОЛЬ".
4. Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции руководителя и в установленные сроки.
Контроль за исполнением распоряжений Председателя Думы по кадровым вопросам ведется Управлением кадров.
Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях председателей комитетов, руководителей фракций, ведется руководителями аппаратов комитетов, фракций.
Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях руководителя аппарата Думы, заместителя руководителя аппарата Думы, осуществляется руководителем отдела по обеспечению деятельности руководителя аппарата Думы.
Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях руководителей структурных подразделений, осуществляется государственными служащими в структурных подразделениях, ответственными за делопроизводство.
VIII. Обеспечение документами депутатов Думы, фракций
и структурных подразделений
1. Обеспечение документами и материалами к заседанию Думы
1. Порядок выдачи депутатам Думы документов и материалов, подготовленных к рассмотрению на заседаниях Думы, осуществляется в соответствии с Регламентом Думы.
2. Обеспечение депутатов Думы документами и материалами на бумажном носителе, подготовленными к рассмотрению на заседаниях Думы, осуществляет Общий отдел в порядке и сроки, установленные Регламентом Думы.
3. В ходе заседания Думы распространению (непосредственно в зале заседаний) подлежат проекты документов только по вопросам, включенным в повестку дня заседания Думы.
Раздача проектов документов в зале заседаний Думы осуществляется только с разрешения председательствующего на заседании Думы.
4. Материалы и проекты документов по вопросам, не включенным в повестку дня заседания Думы, тиражируются и раздаются депутатам Думы с резолюцией председательствующего на заседании Думы "Размножить и раздать депутатам".
5. Документы, распространяемые в зале заседаний Думы, должны обязательно иметь визы в соответствии с Регламентом Думы.
Документы, носящие характер заявлений от имени комитетов или фракций, должны иметь визы председателя соответствующего комитета или руководителя соответствующей фракции.
2. Обеспечение типографскими изданиями
Документы или материалы, подготовленные в Думе и изданные типографским способом (далее - типографские издания), выдаются депутатам Думы в соответствии с указателем рассылки в Организационно-аналитическом управлении через государственных служащих в аппаратах комитетов, фракций.
Учет поступлений и выдачи типографских изданий осуществляется в Организационно-аналитическом управлении.
IX. Техническое обеспечение подготовки документов
1. Работы по печатанию документов и материалов
1. Подготовка (печатание) документов и материалов производится в комитетах, фракциях, структурных подразделениях.
При печатании документов и материалов должны соблюдаться следующие правила: размеры полей устанавливаются: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
Документы и материалы печатаются на персональном компьютере (используется текстовой редактор Word for Windows).
При печатании в текстовом редакторе Word for Windows используются шрифты типа "Times New Roman", "Courier New" размером № 14 через 1-2 интервала, № 12 (для оформления табличных материалов).
2. Печатание документов и материалов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.
3. При печатании документов и материалов особое внимание следует обращать на правильное написание специальных терминов, иностранных слов и географических наименований объектов. Применяются только общепринятые сокращения слов.
2. Копировально-множительные работы
1. Копировально-множительные работы (снятие копий с документов, тиражирование) осуществляются Общим отделом.
2. Снятию копий и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Думы. Документы и материалы личного характера или не относящиеся к деятельности Думы копированию и тиражированию не подлежат.
Ограниченно допускается снятие копий с типографских изданий (отдельные страницы или разделы).
На каждый документ или материал, сдаваемый на ксерокопирование, оформляется бланк заказа (приложение 90 - не приводится).
В первоочередном порядке тиражируются принятые Думой документы, подлежащие рассылке, документы и материалы, связанные с подготовкой очередного заседания Думы, депутатских слушаний.
Тиражирование документов и материалов в количестве свыше 50 экземпляров, кроме законов, иных нормативных правовых актов, правовых актов, принятых Думой, документов и материалов к заседаниям Думы, депутатским слушаниям, производится с разрешения руководителя аппарата Думы, заместителя руководителя аппарата Думы.
3. На тиражирование передаются документы и материалы, оформленные в несброшюрованном виде, качественно напечатанные, как правило, первые экземпляры. Размеры полей на документах должны быть соблюдены со всех четырех сторон (не менее 1 см). Документы и материалы загрязненные, с помарками и вклейками (кроме обращений граждан) на тиражирование не принимаются.
Заказчик обязан обеспечить бумагой тиражирование всего заказа.
Тираж копируемых материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа. На бланке заказа делается соответствующая отметка о выполнении работы и выдаче тиража заказчику под подпись.
4. Копирование небольших по объему служебных документов (не более 10 страниц копий) может производиться в комитетах, фракциях, структурных подразделениях, где установлены копировальные аппараты.
Ответственность за соблюдение правил копирования на множительных аппаратах, установленных в комитетах, фракциях, структурных подразделениях, несут лица, в ведении которых они находятся.
3. Ведение звукозаписи и подготовка стенограмм
1. Запись аудиограмм заседаний Думы, депутатских слушаний, заседаний рабочих групп, согласительных комиссий, совещаний у Председателя Думы и его заместителей, а также при необходимости заседаний комитетов, фракций, совещаний у руководителя аппарата Думы, совместных совещаний структурных подразделений производится Управлением по обеспечению деятельности Думы.
2. Расшифровка аудиограмм заседаний Думы производится Организационно-аналитическим управлением непосредственно в процессе проведения заседаний Думы или после их завершения в сроки, предусмотренные статьей 70 Регламента Думы.
3. Заявки на подготовку аудиограммы иных мероприятий с точным указанием даты, места и времени их проведения направляются в форме письма-заказа на имя руководителя аппарата Думы не позднее чем за пять дней до дня проведения мероприятия (приложение 97 - не приводится). Письмо-заказ подписывается председателем комитета, руководителем фракции, руководителем секретариата Председателя Думы, руководителем секретариата заместителя Председателя Думы, руководителем структурного подразделения.
4. Во время заседаний Думы запись аудиограмм других заседаний не производится.
5. Записанные аудиограммы мероприятий размещаются Организационно-аналитическим управлением на локальных сетевых ресурсах Думы.
X. Организация работы с документами
ограниченного распространения
1. К документам ограниченного распространения относятся поступающие в Думу, а также подготовленные в ней несекретные документы и издания, ограничения на распространение которых и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью.
2. Ответственность за организацию правильного обращения с документами ограниченного распространения, обеспечения их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на председателей комитетов, руководителей фракций, руководителей структурных подразделений.
Передача документов (их копий или проектов) ограниченного распространения сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя Думы.
3. На документах ограниченного распространения, в том числе на их проектах, проставляется пометка "Для служебного пользования". Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам или изданиям.
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
4. Прием, регистрация, учет поступающих в Думу документов ограниченного распространения и имеющих гриф "Для служебного пользования" осуществляются Общим отделом.
При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП" и указывается номер (номера) поступивших экземпляров документа, количество страниц (если документ не сброшюрован). Указание номеров экземпляров обязательно при учете всех последующих перемещений и передачи документов с грифом "Для служебного пользования".
Документы ограниченного распространения передаются государственным служащим в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях под подпись по указанию их руководителей.
5. Документы ограниченного распространения печатаются в Общем отделе либо в комитетах, фракциях, структурных подразделениях. При этом на обороте последнего листа каждого экземпляра документа государственный служащий в аппарате комитета, фракции, в структурном подразделении должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные документы вместе с черновиками передаются ответственному исполнителю, который после подписания документов передает их для регистрации либо в Общий отдел, либо ответственному за делопроизводство в аппарате комитета, фракции, в структурном подразделении.
6. Отправка документов ограниченного распространения осуществляется Общим отделом.
При необходимости направления документов с грифом "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и председателем комитета, руководителем фракции, руководителем структурного подразделения, подготовившего(шей) документ.
Документы ограниченного распространения пересылаются сторонним организациям фельдсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Тексты документов с грифом "Для служебного пользования" запрещается передавать факсимильной связью.
7. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом документы с грифом "Для служебного пользования" могут быть помещены в дела отдельно или вместе с документами по тому же вопросу, но не имеющими указанную пометку. И в том и в другом случае на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф "Для служебного пользования".
8. В делах с документами с грифом "Для служебного пользования" постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны оформляться внутренние описи.
9. Документы ограниченного распространения должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах.
О фактах утраты документов, изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации сообщается Председателю Думы и его распоряжением назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты указанных документов, изданий или разглашения информации.
На утраченные документы, издания с грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения включаются Общим отделом в дело в соответствии с Номенклатурой дел.
10. Уничтожение документов, изданий с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится с составлением акта установленной формы (приложение 91 - не приводится).
11. Ознакомление государственных служащих в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях с документами и изданиями, имеющими гриф "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в Общем отделе, производится с разрешения руководителя аппарата Думы и по согласованию с председателями комитетов, руководителями фракций, руководителями структурных подразделений, подготовивших(шей) указанные документы. При этом документы с грифом "Для служебного пользования" могут быть выданы государственным служащим в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях во временное пользование под подпись на срок не более 10 дней.
XI. Формирование дел и хранение документов
1. Составление номенклатуры дел
1. В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов на срок полномочий соответствующего созыва Думы составляется Номенклатура дел Думы по установленной форме (приложение 92 - не приводится).
2. В Номенклатуру дел Думы включаются наименования дел, отражающие все направления деятельности Думы, ее комитетов, фракций и структурных подразделений.
Переходящие дела, которые исполняются в течение нескольких лет, а также дела временных органов Думы подлежат включению в Номенклатуру дел Думы.
3. Номенклатура дел Думы согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московской области и утверждается распоряжением Председателя Думы.
4. Номенклатура дел Думы составляется на основании номенклатур дел комитетов, фракций, структурных подразделений.
Ответственность за правильность составления номенклатуры дел комитета, фракции, структурного подразделения несет руководитель аппарата комитета, аппарата фракции, руководитель структурного подразделения.
5. Внесение изменений в утвержденную Номенклатуру дел Думы осуществляется распоряжением Председателя Думы.
6. Индекс каждого дела, включенного в Номенклатуру дел Думы, состоит из индекса комитета, фракции, структурного подразделения и порядкового номера дела.
7. Заголовок дела в Номенклатуре дел Думы должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки.
Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
8. Срок хранения дела и номер статьи указываются в Номенклатуре дел Думы со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
Правильность проставления сроков хранения контролируется Общим отделом и постоянно действующей экспертной комиссией Думы.
2. Формирование дел
1. Формирование документов в дела в комитетах, фракциях, структурных подразделениях осуществляется в соответствии с номенклатурами дел комитетов, фракций, структурных подразделений.
2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании "в дело" и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.
3. При оформлении дел соблюдаются следующие требования:
1) в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками в номенклатуре дел;
2) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
3) подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;
4) в дело помещается один экземпляр подлинного документа, черновики документов в дело не помещаются;
5) в дело помещаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела);
6) объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
4. В случае необходимости документы различных сроков хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения работы с документами, а затем должны переформировываться в дела постоянного и временного сроков хранения.
5. Законы и иные нормативные правовые акты Московской области, постановления, решения Думы группируются в дела по их видам в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.
6. Протоколы заседаний Думы, комитетов, фракций, рабочих групп, согласительных комиссий располагаются в деле в хронологическом порядке. Документы к заседаниям помещаются после соответствующего протокола.
7. Дела с подлинниками протоколов заседаний Думы и принятыми Думой нормативными правовыми актами, правовыми актами формируются Общим отделом вместе с необходимыми материалами.
8. Распоряжения Председателя Думы по основной деятельности группируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу.
9. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов или в хронологическом порядке.
При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения более ранние документы помещаются в начале дела. В делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной.
10. В дела с перепиской документы подшиваются по дате исполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается после входящего (инициативного) документа.
3. Экспертиза ценности документов
1. Экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Думы, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
2. Для организации и проведения в Думе экспертизы ценности документов распоряжением Председателя Думы создается постоянно действующая экспертная комиссия, в состав которой входят руководитель аппарата Думы, руководитель Общего отдела, представители комитетов, фракций и структурных подразделений. Состав постоянно действующей экспертной комиссии и Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Думы утверждаются распоряжением Председателя Думы.
3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче на архивное хранение в Общий отдел и дальнейшему хранению в комитетах, фракциях и структурных подразделениях, в том числе со сроком хранения "До минования надобности"; выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли; проверяются качество и полнота Номенклатуры дел Думы, порядок формирования дел.
В процессе проведения экспертизы из дел постоянного срока хранения изымаются дублетные экземпляры и варианты документов (кроме случаев, указанных в пункте 3 подраздела 2 раздела XI настоящей Инструкции), документы с временным сроком хранения.
4. По результатам экспертизы ценности документов в комитетах, фракциях, структурных подразделениях составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения (приложение 93 - не приводится) и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению (приложение 91).
Документы, подлежащие уничтожению, должны быть измельчены на машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещены в специальные металлические бачки, матерчатые или крафт-мешки.
Документы и материалы со сроком хранения "До минования надобности" по истечении сроков хранения уничтожаются с составлением акта, который подписывается не менее чем двумя государственными служащими в аппарате комитета, фракции, в структурном подразделении и утверждается председателем комитета, руководителем фракции, руководителем структурного подразделения.
4. Оформление дел при передаче на архивное хранение
1. Оформление дела при передаче на архивное хранение предусматривает:
1) подшивку или переплет дела;
2) нумерацию листов дела;
3) составление листа-заверителя дела;
4) составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
5) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
2. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 94 - не приводится).
3. В начале дела постоянного срока хранения для учета и поиска документов помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу (приложение 95 - не приводится).
4. В конце дела подшивается лист-заверитель дела, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела (приложение 96 - не приводится).
Лист-заверитель составляется государственным служащим в аппарате комитета, фракции, в структурном подразделении, сформировавшим и оформившим дело.
5. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче на архивное хранение в Общий отдел, подшиваются или переплетаются после проведения экспертизы ценности документов и проверки правильности формирования и оформления дел.
6. Дела временного срока хранения (не более 10 лет) подлежат частичному оформлению (не подшиваются, листы в них не нумеруются).
Документы временного срока хранения могут храниться в папках (скоросшивателях).
5. Составление и оформление описей дел
1. На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного и временного сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, ежегодно составляются описи дел.
2. Опись дела составляется по установленной форме (в двух экземплярах) - отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения и дела по личному составу.
3. В опись дел комитетов, фракций, структурных подразделений включаются заголовки всех дел, сформированных в процессе их деятельности.
Систематизация дел в описи дела должна соответствовать их систематизации в Номенклатуре дел Думы. В конце описи дела составляется итоговая запись о количестве дел, включенных в опись.
6. Передача дел на архивное хранение в Общий отдел
1. Комитеты, фракции, структурные подразделения по окончании срока соответствующего созыва Думы передают дела постоянного и временного сроков хранения и дела по личному составу на архивное хранение в Общий отдел в соответствии с распоряжением Председателя Думы.
2. Выявленные недостатки в оформлении документов и дел, передаваемых на архивное хранение в Общий отдел, должны быть устранены комитетом, фракцией, структурным подразделением, сдающими документы.
3. Дела архивного хранения в Общем отделе по заявке депутата Думы, руководителя аппарата комитета, аппарата фракции, руководителя структурного подразделения могут быть выданы для работы в помещении Общего отдела. При этом в делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, проводить изъятие документов.
4. Копии законов Московской области, иных нормативных правовых актов Московской области, постановлений, решений Думы, хранящихся в Общем отделе, выдаются по заявке депутата Думы, руководителя аппарата комитета, аппарата фракции, руководителя структурного подразделения.
5. Копии документов, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в Общем отделе, выдаются по письменным запросам организаций и граждан с разрешения руководителя аппарата Думы.
------------------------------------------------------------------