Типы документов
Реклама
Партнеры
Распоряжение Главархива МО от 29.07.2013 N 78-р "Об утверждении Порядка учета и ведения Реестра архивных фондов Московской области, содержащего сведения об архивных фондах и документах, находящихся в собственности Московской области"
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 29 июля 2013 г. № 78-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА УЧЕТА И ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА АРХИВНЫХ
ФОНДОВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, СОДЕРЖАЩЕГО СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИВНЫХ
ФОНДАХ И ДОКУМЕНТАХ, НАХОДЯЩИХСЯ В СОБСТВЕННОСТИ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с частью 3 статьи 10 Закона Московской области № 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", пунктом 12.9 Положения о Главном архивном управлении Московской области, утвержденного постановлением Правительства Московской области от 18.09.2007 № 694/28 "О Положении о Главном архивном управлении Московской области", в целях учета архивных фондов и документов, относящихся к собственности Московской области:
1. Утвердить прилагаемый Порядок учета и ведения Реестра архивных фондов Московской области, содержащего сведения об архивных фондах и документах, находящихся в собственности Московской области.
2. Отделу организационно-правовой работы (Кондратова Л.Ю.) разместить Порядок учета и ведения Реестра архивных фондов Московской области, содержащего сведения об архивных фондах и документах, находящихся в собственности Московской области, на официальном сайте Главного управления в сети Интернет.
Начальник
Главного управления
П.М. Петров
Утвержден
распоряжением
Главного архивного управления
Московской области
от 29 июля 2013 г. № 78-р
СОГЛАСОВАНО
письмом Министерства
имущественных отношений
Московской области
от 3 июля 2013 г. № ИС-10606
ПОРЯДОК
УЧЕТА И ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА АРХИВНЫХ ФОНДОВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ,
СОДЕРЖАЩЕГО СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИВНЫХ ФОНДАХ И ДОКУМЕНТАХ,
НАХОДЯЩИХСЯ В СОБСТВЕННОСТИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1. Настоящий Порядок устанавливает последовательность работ по учету и ведению Реестра архивных фондов Московской области (далее - Реестр), состав подлежащих учету архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Московской области.
2. Порядок разработан в соответствии с пунктом 3 статьи 10 Закона Московской области № 65/2007-ОЗ "Об Архивном деле в Московской области", пунктом 12.9 Положения о Главном архивном управлении Московской области, утвержденного постановлением Правительства Московской области от 18.09.2007 № 694/28, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 № 11, в целях формирования полной и достоверной информации по составу документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов, находящихся в собственности Московской области.
3. Понятия, используемые в настоящем Порядке:
- объект учета - архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности Московской области, в отношении которых осуществляется учет и сведения о которых подлежат внесению в Реестр;
- Реестр архивных фондов Московской области - информационная система, содержащая перечень объектов учета и сведения, характеризующие эти объекты;
- ведение Реестра архивных фондов Московской области - внесение в реестр архивных фондов Московской области сведений об объектах учета, обновление этих сведений и исключение их из Реестра.
2. Центральный исполнительный орган государственной власти
Московской области, уполномоченный осуществлять организацию
учета и ведения Реестра архивных фондов Московской области
4. Учет архивных фондов и ведение Реестра осуществляется Главным архивным управлением Московской области (далее - Главное управление) совместно с Министерством имущественных отношений Московской области по форме, утвержденной настоящим Порядком (приложение).
5. Организацию учета и ввод в Реестр сведений об архивных фондах и архивных документах, находящихся в собственности Московской области, в Главном управлении осуществляет отдел координации и контроля деятельности архивных учреждений.
3. Объекты учета
6. Объектами учета являются:
6.1. Архивные документы, относящиеся к собственности Московской области и находящиеся на хранении в государственных архивах, музеях и библиотеках Московской области (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность), в государственных органах Московской области и организациях Московской области.
6.2. Архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований (до 1 января 1994 года) и хранящиеся в муниципальных архивах Московской области.
4. Сведения, характеризующие объекты учета и подлежащие
внесению в Реестр
7. В Реестр в обязательном порядке подлежат внесению следующие сведения об объектах учета:
- полное и краткое наименование учреждения, осуществляющего постоянное и временное хранение архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Московской области;
- название фонда;
- справочные данные об архивном фонде: номер фонда, объем архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайние даты архивных документов.
8. В Реестр могут вноситься дополнительные сведения об объектах учета:
- краткая аннотация состава документов архивного фонда;
- основание внесения изменений в сведения об объекте учета.
9. Сведения об объектах учета приводятся в единицах измерения, установленных законодательством Российской Федерации для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
10. В случае отсутствия информации в соответствии с перечнем сведений, подлежащих внесению в Реестр, в данных пунктах ставится прочерк. При поступлении информации данный пункт заполняется.
5. Порядок осуществления учета и ведения Реестра
11. Ввод в Реестр сведений об объектах учета, внесение изменений в эти сведения, а также исключение этих сведений из Реестра осуществляется на основании учетных документов, установленных Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и иных документов, а также Главным управлением, в том числе:
- сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января года, следующего за отчетным;
- сведений о наличии дел, хранящихся в учреждениях, организациях и на предприятиях - источниках комплектования государственного (муниципального) архива на 1 января года, следующего за отчетным, составленных по установленной Главным управлением форме.
12. Указанные в пункте 11 документы представляются директорами государственных архивов Московской области и руководителями муниципальных архивов Московской области на электронных и бумажных носителях вместе с годовым отчетом.
13. Внесение в Реестр сведений об объекте учета, изменений и дополнений в них или исключение сведений из Реестра осуществляется не позднее чем в месячный срок со дня получения необходимых документов.
14. Главное архивное управление Московской области осуществляет:
- организацию защиты информации, содержащейся в Реестре;
- учет сведений об объектах учета.
15. Программное обеспечение и сопровождение ведения Реестра обеспечивается в установленном порядке.
16. Идентификация объекта учета в Реестре осуществляется по специально присваиваемому данному объекту идентификационному номеру.
17. Реестр ведется на магнитных дисках. При этом должна обеспечиваться возможность вывода сведений, содержащихся в Реестре, на бумажные носители информации.
18. Исправление ошибок в Реестре должно быть обосновано и производиться с письменного разрешения начальника Главного управления или лица, исполняющего его обязанности.
19. Главное управление ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, делает резервное копирование созданного массива данных и передает его на электронном носителе в Министерство имущественных отношений Московской области.
20. Ведение Реестра на бумажном носителе осуществляется путем формирования Реестровых дел.
Реестровым делом каждого объекта учета является дело фонда, в которое помещаются документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, и другие документы, в соответствии с пунктом 11 настоящего Порядка.
6. Порядок и условия предоставления информации,
содержащейся в Реестре
21. Документом, подтверждающим факт учета имущества в Реестре, является выписка из Реестра, содержащая уникальный реестровый номер объекта учета и дату, описание объекта учета, сведения об объекте учета и иные достаточные для идентификации сведения, внесенные в Реестр архивных фондов Московской области по состоянию на дату выдачи выписки из него.
Выписка из Реестра является документом, подтверждающим отнесение объектов учета к собственности Московской области.
22. Сведения, содержащиеся в Реестре, за исключением сведений, предоставление которых регламентируется Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных", являются открытыми и общедоступными и предоставляются Главным управлением (в части сведений соответствующего фонда) по запросам (заявлениям) заинтересованных лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации и Московской области о порядке доступа к информации и административным регламентом предоставления государственной услуги "Предоставление в установленном законодательством порядке пользователям на платной и бесплатной основе информации из государственных информационных ресурсов и информационных систем Московской области, находящихся в ведении Главного архивного управления Московской области", утвержденным распоряжением Главного управления от 29.12.2011 № 68-р.
23. Информация, отказ в ее предоставлении или уведомление о невозможности предоставить запрашиваемую информацию выдаются заявителю в письменной форме с указанием причин отказа или невозможности предоставить информацию.
Отказ в предоставлении информации возможен только в случае отнесения запрашиваемой информации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, к информации с ограниченным доступом.
Уведомление о невозможности предоставить информацию направляется в случае, если запрашиваемые сведения не содержатся в Реестре.
24. Выписка, обоснованное решение об отказе в предоставлении запрашиваемых сведений либо уведомление об отсутствии в Реестре запрашиваемых сведений направляются заинтересованному лицу в сроки, установленные законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.
25. Уполномоченным на подписание выписки из Реестра архивных фондов Московской области лицом является начальник Главного архивного управления Московской области.
Приложение
к Порядку учета и ведения
Реестра архивных фондов
Московской области, содержащего
сведения об архивных фондах
и документах, находящихся
в собственности Московской области
ФОРМА
РЕЕСТРА АРХИВНЫХ ФОНДОВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Полное и Идентификационный Дата Название Номер Объем Крайние Краткая Основание
краткое номер архивного заполнения* архивного архивного архивного даты аннотация внесения
наименование фонда* фонда фонда фонда в ед. архивных состава изменений
учреждения, хр. по видам документов документов в сведения
осуществляющего документации архивного об объекте
постоянное фонда учета
(временное)
хранение
архивных
документов,
находящихся в
собственности
Московской
области
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Примечание:
*Поле заполняется в автоматическом режиме согласно внутренней нумерации.
------------------------------------------------------------------